Les réservations de groupes suivies de la demande à la fiche de fonction

En bref

• Chaque demande de groupe ou de séminaire entre dans une liste avec son statut.
• Les options expirent avec un rappel et les acomptes sont suivis jusqu’à la confirmation.
• La fiche de fonction se génère et part en un clic vers la cuisine, la salle et la réception.

Le problème aujourd’hui

Une demande de banquet de quarante couverts arrive par e-mail, une autre par téléphone, une troisième sur un coin de table. On bloque une salle au crayon dans le cahier, on promet une option jusqu’à vendredi et on oublie de rappeler. Au moment de confirmer, personne ne sait si l’acompte est arrivé ni quel menu a été choisi.

La veille de l’événement, le chef et le maître d’hôtel réclament la fiche de fonction que quelqu’un doit encore taper. Un module de réservation de tables gère mal les options, les menus à plusieurs services ou les séminaires sur deux jours et un fichier partagé devient vite illisible.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Nom du groupe et contact
• Date et horaires
• Nombre de personnes
• Salle réservée
• Statut (demande, option, confirmé)
• Date limite de l’option
• Menu et boissons
• Allergies et régimes
• Montant de l’acompte

Qui l’utilise

• Le commercial ou le service réservationsIl enregistre les demandes, envoie les devis, relance les options et suit les acomptes.
• Le directeur ou le gérantIl suit le calendrier des salles et décide des options sur les dates les plus demandées.
• Le chef et le maître d’hôtelIls reçoivent la fiche de fonction et préparent la cuisine et la mise en place en conséquence.
• La réceptionElle accueille le groupe avec la bonne information : salle, horaires, interlocuteur sur place.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de gestion des réservations de groupes pour un hôtel-restaurant de 60 chambres avec trois salles de réception. Le commercial enregistre chaque demande : contact, date, horaires, nombre de personnes, budget, type d’événement. Il passe la demande en option avec une date limite, puis en confirmé. Un calendrier montre l’occupation des trois salles et empêche de réserver deux fois la même salle. Pour chaque groupe, on saisit le menu, les boissons, les allergies et le montant de l’acompte avec son état. Un rappel part par e-mail au commercial deux jours avant la fin d’une option. À la confirmation, génère une fiche de fonction en PDF avec horaires, mise en place et couverts, envoyée au chef, au maître d’hôtel et à la réception. Ajoutez un export mensuel des événements et des acomptes.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Google Agenda
• Gmail