Chargés d’accueil : chaque visiteur, chaque colis, chaque badge, sans cahier

1. Lundi, 8 h 30

   Douze visiteurs attendus, une liste incomplète

   Les collègues annoncent leurs invités par e-mail, par message ou à l’oral. Vous cherchez un nom sur trois écrans pendant que la file s’allonge.

   L’outilRegistre des visiteurs

2. Mardi

   Un recommandé et trois colis arrivent en même temps

   Le livreur n’attend pas. Qui doit signer, à qui remettre chaque pli, et comment le prouver plus tard ?

   L’outilRegistre du courrier

3. Mercredi

   Un visiteur a oublié son parapluie et son chargeur

   Les objets traînent dans un tiroir. Quand il rappelle trois jours plus tard, personne ne sait où ils sont.

   L’outilRegistre des objets trouvés

4. Jeudi

   Un badge temporaire n’est jamais revenu

   Vous avez remis dix badges ce mois-ci. Le cahier dit qui l’a pris, pas qui l’a rendu.

   L’outilGestion des badges et des clés

5. Vendredi

   Un client arrive, la salle n’est pas prête

   La réservation est dans l’agenda de quelqu’un d’autre ; la salle est occupée et vous ne le savez qu’à l’arrivée.

   L’outilRéservation de salles

6. Lundi suivant

   Deux nouveaux collaborateurs arrivent

   Le badge, le casier, le message de bienvenue : on vous prévient la veille, par un e-mail transféré.

   L’outilAccueil des nouveaux arrivants

• Le cahier de l’accueil

  Très bien pourNoter vite, sans écran, même quand le réseau tombe.

  Ça coinceQuand il faut retrouver un visiteur d’il y a trois semaines ou lister les présents en cas d’évacuation.

• Les e-mails et Teams des collègues

  Très bien pourRecevoir l’annonce d’un visiteur, avec le motif.

  Ça coinceQuand l’annonce est dans la boîte de quelqu’un d’autre et que le visiteur est déjà dans le hall.

• Un tableur des visiteurs attendus

  Très bien pourVoir la journée d’un coup d’œil.

  Ça coinceQuand il faut le recopier chaque matin et qu’il ne prévient personne de l’arrivée d’un visiteur.

• Un logiciel de visiteurs du marché

  Très bien pourEnregistrer, imprimer un badge, prévenir l’hôte.

  Ça coinceQuand il ne couvre que les visiteurs : ni colis, ni objets trouvés, ni salles et une licence par site.

Genipy ne remplace ni votre badgeuse ni votre sécurité : il vous donne l’outil qui rassemble ce que vous notez aujourd’hui à six endroits.

1. Lundi

   Un prestataire affirme être passé la semaine précédente ; il faut feuilleter le cahier pour le vérifier. Le chargé d’accueil veut un registre dans lequel on peut chercher.

2. Mardi matin

   Il copie le prompt ci-dessus dans Claude Code, change le nombre d’étages et ajoute la porte du parking pour les livraisons.

3. Mardi après-midi

   Il essaie l’outil avec les visiteurs du jour et demande deux changements en français : une couleur pour les visiteurs déjà arrivés et un message plus court pour les hôtes.

4. Jeudi

   Avant la mise en ligne, Genipy fait tourner les tests et ouvre le registre dans un vrai navigateur. Les collègues reçoivent une invitation par e-mail et annoncent leurs visiteurs depuis le lien reçu.

5. Un mois plus tard

   Il ajoute le registre des colis au même outil et publie une nouvelle version ; celle d’avant reste réactivable en un clic.

• Registre des visiteurs Fichiers et registres Registre des visiteurs Chaque visiteur est annoncé, retrouvé en quelques lettres, badgé, et son hôte est prévenu.
• Registre du courrier Suivi de dossiers Registre du courrier Recommandés et colis sont tracés de la réception à la remise, avec la personne qui a signé.
• Gestion des badges et des clés Stocks et matériel Gestion des badges et des clés Vous savez quel badge est sorti, chez qui, et lequel n’est pas revenu.
• Réservation de salles Plannings et réservations Réservation de salles Vous voyez l’état des salles avant l’arrivée d’un client, sans appeler personne.
• Registre des objets trouvés Fichiers et registres Registre des objets trouvés L’objet est photographié, rangé et rendu contre signature, avec la date.
• Annuaire et organigramme Fichiers et registres Annuaire et organigramme Le visiteur demande M. Dupont : vous trouvez son étage et son numéro en quelques secondes.
• Accueil des nouveaux arrivants Suivi de dossiers Accueil des nouveaux arrivants Vous savez qui arrive lundi et ce que vous devez préparer, sans attendre un e-mail transféré.
• Demandes d’intervention dans les locaux Suivi de dossiers Demandes d’intervention dans les locaux Une lumière grillée dans le hall ? Vous la signalez en deux clics et vous suivez la réparation.

• Les collaborateursÉditeurIls annoncent leurs visiteurs la veille et sont prévenus dès qu’ils arrivent, sans descendre vérifier.
• Le remplaçant de l’accueilÉditeurIl prend le relais pendant votre pause ou vos congés, avec le même registre que vous.
• Le responsable sécuritéLecteurIl consulte la liste des personnes présentes en cas d’exercice d’évacuation ou d’alerte.
• Les services générauxLecteurIls lisent le bilan mensuel des visites, des colis et des badges non restitués.

Si vous changez de poste, la personne qui vous succède reçoit la propriété de l’outil : le registre, les badges et les colis en attente l’attendent, sans cahier à déchiffrer.

• Services générauxSalles, visiteurs, flotte, interventions, vérifications obligatoires : vos services généraux répondent à tout le bureau avec des outils créés avec l’IA.
• Office managersSalles, fournitures, badges, prestataires, courrier : les outils que les office managers créent avec l’IA et partagent avec leurs collègues grâce à Genipy.
• Responsables des services générauxUn logiciel services généraux à votre mesure : vérifications obligatoires, contrats, pannes, énergie, créé avec l’IA et partagé grâce à Genipy.
• Assistants de directionLes outils d’assistante de direction que vous créez avec l’IA : déplacements, comptes rendus, comités, conseil, signatures, partagés en ligne avec Genipy.
• Assistants RHEntrées, contrats, attestations, visites médicales, registre du personnel : les outils d’assistante RH que vous créez avec l’IA et partagez avec Genipy.