Le registre unique du personnel tenu à jour à chaque entrée et sortie, sans classeur

En bref

• Salariés, stagiaires et intérimaires sont inscrits dans l’ordre de leur arrivée, avec leur date de sortie.
• Une alerte prévient les RH quand une entrée ou une sortie n’a pas été enregistrée.
• Le registre s’affiche ou s’exporte en quelques secondes pour un contrôle.

Le problème aujourd’hui

Le registre unique du personnel est obligatoire et il doit rester à jour, dans l’ordre des arrivées. Dans la pratique, c’est un classeur à la paie, un tableau chez les RH, une liste des intérimaires chez les managers et personne n’est certain que les trois disent la même chose. Un stagiaire oublié, une date de sortie non saisie et le registre n’est plus fiable.

Le jour où l’inspection du travail le demande, il faut tout rassembler dans l’urgence. Le logiciel de paie sort bien une liste des salariés, mais les stagiaires et les intérimaires n’y figurent pas et chaque établissement doit tenir son propre registre : il faut un outil à votre mesure.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Nom et prénoms
• Date de naissance
• Nationalité
• Emploi et qualification
• Statut (CDI, CDD, stage, intérim…)
• Date d’entrée
• Date de sortie
• Établissement
• Titre de travail si nécessaire
• Entreprise de travail temporaire

Qui l’utilise

• Les RHElles inscrivent chaque arrivée et chaque sortie, corrigent les erreurs signalées et gardent le registre à jour.
• Le juridiqueIl vérifie que le registre contient les mentions attendues et prépare les réponses en cas de contrôle.
• Les responsables de siteIls signalent les entrées de stagiaires et d’intérimaires et consultent le registre de leur établissement.
• La directionElle voit l’effectif réel par site et par statut, sans demander un état aux RH.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de registre unique du personnel pour notre entreprise de 400 salariés répartis sur 5 établissements. Une ligne par personne, dans l’ordre d’entrée : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité, emploi, qualification, statut (CDI, CDD, apprentissage, stage, intérim), établissement, date d’entrée, date de sortie et pour un salarié étranger le type, le numéro et la date de fin du titre de travail. Pour un intérimaire, indique le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire ; pour un stagiaire, le tuteur et les dates de la convention. Les lignes ne peuvent pas être supprimées, seulement complétées, et chaque modification garde son auteur et sa date. Rappelez par e-mail aux RH toute personne dont la date de sortie est dépassée sans clôture et toute date de fin de titre de travail à deux mois. Les responsables de site voient seulement leur établissement. Ajoutez un affichage du registre complet ou par période et un export en PDF.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Google Sheets
• Gmail