Les appels de fonds de copropriété calculés, envoyés et suivis jusqu’au paiement

En bref

• Les appels trimestriels se calculent tout seuls à partir du budget et des tantièmes.
• Chaque copropriétaire reçoit son appel par e-mail, avec la date d’échéance.
• Le gestionnaire voit qui a payé, qui est en retard, et relance sans recalculer.

Le problème aujourd’hui

Quatre fois par an, le gestionnaire de copropriété reprend le budget voté en assemblée générale, ouvre un tableur et répartit les provisions lot par lot, selon les tantièmes. Les appels sont ensuite imprimés ou envoyés un par un. Un changement de propriétaire en cours d’année, un lot vendu et les chiffres de plusieurs fichiers ne concordent plus.

Le suivi des règlements se fait ensuite en comparant les relevés de banque et le tableur. Les retardataires sont relancés quand quelqu’un y pense, souvent après les copropriétaires qui téléphonent. Le logiciel métier du cabinet gère tout cela, mais il est lourd à adapter pour chaque immeuble et chaque habitude de gestion.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Copropriété et lot
• Nom du copropriétaire
• Tantièmes du lot
• Clé de répartition
• Trimestre appelé
• Montant de l’appel
• Cotisation au fonds de travaux
• Date d’échéance
• Montant réglé
• Niveau de relance

Qui l’utilise

• Les gestionnaires de copropriétéIls saisissent le budget, lancent les appels de chaque trimestre et suivent les règlements de leurs immeubles.
• Le service comptabilitéIl rapproche les virements reçus, contrôle les montants appelés et prépare les comptes de la copropriété.
• L’accueil et les assistantesElles répondent aux copropriétaires qui demandent un duplicata ou un montant, en retrouvant l’appel en quelques secondes.
• Les conseils syndicauxIls suivent les encaissements de leur immeuble et repèrent les impayés avant l’assemblée générale.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil d’appels de fonds pour notre cabinet de syndic qui gère 25 copropriétés, soit environ 1 200 lots. Pour chaque copropriété, on saisit le budget prévisionnel voté, les lots, leurs tantièmes et les clés de répartition (charges générales, ascenseur, chauffage). L’outil calcule chaque trimestre la provision due par copropriétaire, ainsi que la cotisation au fonds de travaux, génère un appel de fonds en PDF avec le montant, l’échéance et les coordonnées bancaires et l’envoie par e-mail. On enregistre ensuite les paiements reçus ; l’outil montre le solde de chaque lot et les retards. Prévoyez des relances en deux étapes, validées par le gestionnaire avant l’envoi, et la gestion des ventes de lots en cours d’année. Chaque gestionnaire accède uniquement aux immeubles qui lui sont confiés et chaque conseil syndical à sa propre copropriété. Ajoutez un export des encaissements pour la comptabilité.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Google Sheets