Le suivi des mandats immobiliers sans laisser filer une seule échéance

En bref

• Chaque mandat de vente ou de location a sa fiche, de la signature à la fin du contrat.
• Visites, offres et comptes rendus au propriétaire sont notés au fil de l’eau.
• Les échéances et les numéros du registre sont suivis sans tableau à recopier.

Le problème aujourd’hui

Dans bien des agences, la liste des mandats vit dans un tableur, le registre dans un classeur et les comptes rendus aux propriétaires dans la tête du négociateur. Les visites sont notées sur un agenda, les offres arrivent par e-mail ou par téléphone. Un mandat exclusif arrive à son terme sans que personne n’ait relancé le propriétaire.

Quand un négociateur part en congé ou quitte l’agence, ses dossiers deviennent illisibles pour les autres. La direction ne sait pas combien de mandats sont sous offre ou près de s’éteindre et la personne chargée de la conformité cherche les numéros d’ordre dans plusieurs fichiers. Un logiciel métier complet fait bien davantage que ce suivi précis.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Bien et adresse
• Propriétaire
• Type de mandat
• Numéro au registre
• Prix demandé
• Dates de signature et d’échéance
• Négociateur en charge
• Visites et retours
• Offres reçues

Qui l’utilise

• Les négociateursIls créent les fiches, notent visites et offres et envoient les comptes rendus à leurs propriétaires.
• Le responsable d’agenceIl voit les mandats par négociateur, ceux qui expirent bientôt et ceux qui n’attirent aucune visite.
• La personne chargée de la conformitéElle contrôle le registre et la présence des documents signés pour chaque mandat.
• L’assistante commercialeElle saisit les nouveaux mandats, joint les pièces et prépare les renouvellements.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de suivi des mandats pour notre agence immobilière de 12 négociateurs, en vente et en location. Chaque mandat a une fiche : bien, adresse, propriétaire, type (vente ou location, simple ou exclusif), prix demandé, honoraires, dates de signature et de fin, négociateur en charge et le scan du mandat signé. Numérotez automatiquement chaque mandat signé au registre des mandats, dans l’ordre, et permettez d’exporter le registre. Le négociateur ajoute les visites (date, visiteur, retour) depuis son téléphone et enregistre les offres reçues avec montant, conditions et date de validité. Chaque mois, l’IA prépare un compte rendu pour le propriétaire à partir des visites ; le négociateur le relit avant l’envoi par e-mail. Envoyez un rappel au négociateur et au responsable 60 jours puis 15 jours avant l’échéance d’un mandat. Chaque négociateur voit ses mandats, le responsable les voit tous.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Google Agenda
• Gmail
• Google Sheets