Cas d’usage · Suivi de dossiers
Le suivi des loyers impayés dossier par dossier, de la relance à l’accord
Dès qu’un loyer n’est pas encaissé, un dossier s’ouvre avec ses relances, son plan d’apurement et le garant à contacter. Votre IA écrit l’outil d’après votre description et Genipy le partage avec les gestionnaires de l’agence.
En bref
- Un loyer en retard ouvre automatiquement un dossier, sans attendre le relevé du mois suivant.
- Chaque dossier garde les relances, les promesses de paiement et les échéances du plan d’apurement.
- Le propriétaire reçoit un point régulier sur la situation de son locataire.
Le problème aujourd’hui
En agence, les impayés se repèrent à la lecture du rapprochement bancaire, parfois plusieurs jours après l’échéance. Le gestionnaire note ensuite ses appels dans un tableur, ses courriers dans un dossier partagé et les promesses du locataire dans sa mémoire. Quand un collègue reprend le portefeuille pendant les vacances, il repart de zéro.
Les propriétaires, eux, appellent pour savoir où en est la situation et chaque réponse demande de reconstituer l’historique. Les délais pèsent aussi : saisir le garant, la caution ou l’assureur au bon moment dépend d’une date qu’on a oubliée de noter. Un logiciel de gestion locative sait comptabiliser le loyer, mais rarement suivre le dossier humain.
Ce que fait l’outil
Un dossier dès le premier retard
Quand le loyer n’est pas encaissé à l’échéance, l’outil ouvre le dossier, rattaché au bail, au locataire et au propriétaire. Le gestionnaire est prévenu le jour même, sans attendre la fin du mois.
Des relances qui montent en puissance
SMS ou e-mail de rappel, puis courrier, puis lettre recommandée : vous fixez les délais entre chaque étape. L’outil prépare le message, le gestionnaire le relit et l’envoie et tout est daté.
Le plan d’apurement
Quand le locataire propose d’étaler sa dette, le gestionnaire saisit les échéances convenues. L’outil vérifie chaque versement et alerte dès qu’un paiement du plan n’arrive pas.
L’appel au garant
Si le bail prévoit une caution ou si le logement est couvert par une assurance loyers impayés, l’outil rappelle les délais à respecter pour les prévenir, rassemble les pièces utiles (bail, décompte, relances) et garde la trace de chaque demande.
Le compte rendu au propriétaire
Chaque mois ou à chaque étape importante, le propriétaire reçoit un résumé clair rédigé par l’IA : montant dû, relances faites, accord éventuel. Il sait où en est son dossier sans avoir à appeler l’agence.
La vue d’ensemble du portefeuille
Le responsable de l’agence voit les dossiers ouverts par gestionnaire, leur ancienneté et le montant en jeu. Il repère ceux qui s’éternisent et peut décider de les confier à un commissaire de justice ou à un avocat.
Les informations suivies
- Bail et logement
- Locataire
- Propriétaire
- Gestionnaire du dossier
- Loyer et charges dus
- Date d’échéance
- Montant restant dû
- Relances envoyées
- Plan d’apurement
- Garant ou assureur
Qui l’utilise
- Les gestionnaires locatifsIls relancent les locataires, notent chaque échange et suivent les plans d’apurement de leur portefeuille.
- Le service comptabilitéIl signale les loyers non reçus après le rapprochement bancaire et enregistre les règlements partiels.
- Le responsable d’agenceIl suit les dossiers les plus anciens et décide du passage à l’étape suivante, comme la transmission à un professionnel du droit.
- Les propriétaires bailleursIls reçoivent un point sur leur dossier et consultent l’historique des démarches menées en leur nom.
Le prompt pour créer l’outil
Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.
Créez un outil de suivi des loyers impayés pour notre agence de gestion locative, qui gère 400 logements avec 6 gestionnaires. Chaque jour, l’outil compare les loyers attendus aux encaissements importés depuis notre fichier bancaire et ouvre un dossier pour chaque loyer non reçu après l’échéance. Le dossier contient le bail, le locataire, le propriétaire, le montant dû et l’historique. Prévoyez des relances en trois étapes (rappel par SMS ou e-mail, courrier, lettre recommandée) avec des modèles de messages que le gestionnaire valide avant l’envoi. Permettez d’enregistrer un plan d’apurement avec ses échéances et d’alerter en cas de versement manqué, ainsi que l’appel au garant avec ses pièces. Chaque mois, envoie un résumé à chaque propriétaire concerné. Un gestionnaire ne voit que son portefeuille ; le responsable d’agence voit tout.
Le mettre en place avec Genipy
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Décrivez l’outil à l’IA
Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.
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Genipy le vérifie et le met en ligne
À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.
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Partagez-le comme un Google Doc
Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.
Les logiciels qu’il relie
L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.
Gmail
Google SheetsCréez cet outil avec nous, en démo
En 30 minutes, partez du vrai besoin de votre équipe : l’IA crée l’outil, Genipy le vérifie et le partage avec les bonnes personnes.
