Cas d’usage · Contrôles et checklists
La checklist de clôture comptable mensuelle cochée au fil de l’eau par toute l’équipe
Chaque tâche de clôture a son responsable, son échéance et son justificatif et le DAF voit l’avancement en direct. Votre IA construit la checklist à partir de votre liste de tâches, Genipy la met en ligne pour l’équipe finance.
PourDAFResponsables comptables
Aussi pourCabinets d’expertise comptable
En bref
- Les tâches de la clôture du mois sont listées une fois, puis reprises chaque mois.
- Chacune a un responsable, une échéance et un justificatif joint.
- Le DAF voit en direct ce qui est fait, ce qui bloque et ce qui est en retard.
Le problème aujourd’hui
La clôture du mois repose souvent sur un fichier Excel hérité de l’an dernier, une liste dans un e-mail ou la mémoire de la personne la plus ancienne. Chacun coche ses lignes de son côté, le fichier circule en plusieurs versions et le DAF passe la semaine à demander où en est telle réconciliation ou tel calcul de charges à payer.
Les justificatifs sont éparpillés dans des dossiers partagés et une tâche oubliée se découvre à l’audit ou au moment du bilan. Un outil de gestion de projet généraliste ne connaît ni les jours ouvrés de la clôture, ni vos pièces à fournir et demande une configuration que personne n’a le temps de faire.
Ce que fait l’outil
Un modèle repris chaque mois
La liste des tâches est écrite une fois : rapprochements, factures non parvenues, charges constatées d’avance, amortissements, paie. Chaque mois, l’outil ouvre une nouvelle clôture avec la même trame.
Des échéances en jours ouvrés
Chaque tâche est datée par rapport au premier jour de la clôture, par exemple J+3 ou J+5. L’outil calcule les vraies dates en sautant week-ends et jours fériés français.
Un responsable et un justificatif
Chaque tâche a un nom en face d’elle. Pour la cocher, la personne joint la pièce utile : export, tableau de rapprochement, balance âgée ou simple capture.
Des dépendances entre tâches
Certaines tâches n’ont de sens qu’après d’autres. L’outil indique ce qui peut démarrer et ce qui attend, pour éviter de calculer une provision sur des chiffres pas encore arrêtés.
Des relances automatiques
La veille d’une échéance, puis le jour même en cas de retard, le responsable reçoit un rappel par e-mail. Le DAF reçoit chaque matin la liste des tâches en retard.
L’historique des clôtures
Les clôtures passées restent consultables avec leurs justificatifs. Le commissaire aux comptes ou le prochain arrivant retrouve qui a fait quoi et à quelle date.
Les informations suivies
- Période de clôture
- Tâche
- Responsable
- Échéance
- Dépendance
- Statut
- Justificatif joint
- Commentaire
- Date de réalisation
Qui l’utilise
- Les comptablesIls voient leurs tâches du mois, les cochent en joignant le justificatif et signalent ce qui les bloque.
- Le responsable comptableIl distribue les tâches, relit les justificatifs et décide quand la clôture peut être déclarée terminée.
- Le DAFIl suit l’avancement global et les retards sans solliciter personne, puis fixe la date de remise des chiffres.
- Les contrôleurs de gestionIls savent à quel moment les écritures sont arrêtées et peuvent lancer leurs analyses sur des chiffres définitifs.
Le prompt pour créer l’outil
Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.
Créez une checklist de clôture mensuelle pour l’équipe finance d’une société de services de 120 salariés : 5 comptables, 1 responsable comptable, 1 DAF. Chaque mois, l’outil ouvre une clôture à partir d’un modèle de tâches modifiable : rapprochements bancaires, factures non parvenues, charges constatées d’avance, amortissements, provisions, paie, TVA. Chaque tâche a un responsable, une échéance exprimée en jours ouvrés après la fin du mois (jours fériés français exclus), une éventuelle tâche préalable et un justificatif à joindre pour pouvoir la cocher. Envoyez un rappel par e-mail la veille de l’échéance et un récapitulatif des retards chaque matin au DAF. Les comptables ne voient que leurs tâches ; le responsable et le DAF voient tout. Ajoutez l’historique des clôtures et un export du suivi en PDF.
Le mettre en place avec Genipy
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Décrivez l’outil à l’IA
Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.
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Genipy le vérifie et le met en ligne
À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.
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Partagez-le comme un Google Doc
Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.
Les logiciels qu’il relie
L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.
Slack
GmailCréez cet outil avec nous, en démo
En 30 minutes, partez du vrai besoin de votre équipe : l’IA crée l’outil, Genipy le vérifie et le partage avec les bonnes personnes.
