L’analyse des écarts budgétaires commentée par l’IA, relue par le contrôleur de gestion

En bref

• Le fichier du mois est déposé, l’outil le compare au budget et à l’année précédente.
• L’IA signale les écarts importants et rédige un premier commentaire clair, poste par poste.
• Le contrôleur de gestion corrige, valide, puis la note part à la direction.

Le problème aujourd’hui

À chaque clôture, le contrôleur de gestion exporte les comptes, les colle dans un classeur Excel, calcule les écarts avec le budget puis avec l’an dernier et passe des heures à comprendre ce qui bouge. Vient ensuite la partie la plus longue : rédiger les commentaires, en demandant aux responsables de service pourquoi tel poste dépasse.

Le reporting arrive tard, souvent après le comité, et ses commentaires se copient d’un mois à l’autre. Un logiciel de pilotage complet ferait ce travail, mais son installation est lourde et sa mise en forme ne correspond pas toujours à la note que votre direction a l’habitude de lire.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Période analysée
• Poste ou compte
• Service ou centre de coûts
• Montant réalisé
• Montant du budget
• Montant de l’an dernier
• Écart en euros et en pourcentage
• Commentaire du responsable
• Statut de la note

Qui l’utilise

• Le contrôleur de gestionIl dépose les chiffres du mois, relit les commentaires de l’IA, les corrige et valide la note finale.
• Les responsables de serviceIls reçoivent leurs écarts, expliquent ce qui s’est passé dans leur budget et confirment ou rectifient l’analyse.
• La direction financièreElle lit la note, filtre les postes en dérive et décide des actions à engager avant la clôture suivante.
• La direction généraleElle consulte la synthèse mensuelle et l’historique des notes avant les comités de direction.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil d’analyse des écarts budgétaires pour notre direction financière, dans une entreprise de 300 salariés avec 8 services. Chaque mois, le contrôleur de gestion dépose un fichier Excel du réalisé par compte et par service. L’outil le compare au budget annuel, au même mois de l’année précédente et à la dernière prévision, pour le mois et pour le cumul. Il signale les écarts supérieurs à un seuil que je peux régler en euros et en pourcentage. Pour chacun, l’IA rédige un commentaire factuel et indique ce qu’elle ne peut pas confirmer. Chaque responsable de service reçoit ses écarts par e-mail et répond dans l’outil. Le contrôleur relit tout, modifie les textes et valide. L’IA rédige alors une note de synthèse d’une page avec faits marquants, risques et points à suivre. Exportez-la en PDF et gardez l’historique mensuel.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Google Sheets
• Gmail
• Anthropic