La saisie automatique des factures fournisseurs par l’IA, vérifiée par la comptabilité

En bref

• Les factures PDF reçues par e-mail sont lues d’elles-mêmes, sans ressaisie.
• L’IA propose le fournisseur, les montants, la TVA, l’échéance et l’imputation.
• Le comptable ne fait que vérifier, corriger si besoin, puis valider.

Le problème aujourd’hui

Dans bien des services comptables, les factures fournisseurs arrivent dans une boîte e-mail partagée, en pièces jointes de formats variés. Quelqu’un les ouvre une à une, recopie le fournisseur, le numéro, les montants hors taxe et la TVA dans un tableau ou dans le logiciel comptable, puis classe le PDF dans un dossier.

Cette ressaisie est longue, monotone et propice aux erreurs : un chiffre inversé, une échéance oubliée, une facture saisie deux fois. En fin de mois, le temps manque pour tout contrôler. Un logiciel de comptabilité complet propose bien des options, mais il impose son parcours et reste rarement adapté à vos habitudes d’imputation.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Fournisseur
• Numéro de facture
• Date de facture
• Montant hors taxe
• TVA
• Montant TTC
• Date d’échéance
• Compte d’imputation
• Service concerné
• Statut de vérification

Qui l’utilise

• Les comptables fournisseursIls contrôlent les données lues, corrigent les rares erreurs et valident les factures prêtes à être comptabilisées.
• Le responsable comptableIl suit la file des factures en attente, les anomalies et les échéances proches avant les paiements.
• Les acheteursIls confirment, quand on le leur demande, que la prestation ou la livraison correspond bien à la facture reçue.
• Le DAFIl voit le volume de factures reçues, leur état de traitement et les montants à payer dans les semaines à venir.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de lecture automatique des factures fournisseurs pour le service comptable d’une entreprise de 150 salariés, qui reçoit environ 400 factures par mois. L’outil surveille une boîte e-mail dédiée et récupère chaque pièce jointe PDF ou image. L’IA en extrait le fournisseur, le numéro, la date, les montants hors taxe, la TVA par taux, le total TTC, l’IBAN et la date d’échéance. Elle propose un compte d’imputation et un service d’après l’historique du fournisseur. Un écran de vérification montre la facture à côté des données lues et signale les champs douteux et les doublons. Seuls les comptables valident ; le responsable voit toute la file. Ajoutez un rappel par e-mail pour les factures en attente depuis plus de trois jours et un export mensuel des écritures pour notre logiciel comptable.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

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