Le contrôle de la prestation de ménage noté zone par zone, sur téléphone, avec photos

En bref

• La grille de contrôle se remplit sur téléphone, zone par zone, avec une note et une photo.
• Chaque écart part vers le prestataire avec un délai pour y remédier et son retour est suivi.
• Les notes s’accumulent mois après mois et appuient la revue de contrat sur des faits.

Le problème aujourd’hui

Le ménage est confié à un prestataire et le seul contrôle repose sur les remarques qui remontent : un lavabo sale, une salle de cours oubliée, des poubelles pleines. Le gestionnaire du site les transmet par e-mail ou par téléphone, parfois avec une photo prise à la hâte, et personne ne garde de trace organisée.

À la réunion de suivi, le prestataire dit que tout va bien, le site pense le contraire et chacun s’appuie sur ses impressions. Le cahier des charges existe, mais personne ne compare ce qu’il prévoit à ce qui est constaté. Une application spécialisée reste lourde pour un contrôle de quelques minutes.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Site et zone
• Date et heure du contrôle
• Contrôleur
• Point vérifié
• Note ou résultat
• Photo
• Commentaire
• Écart signalé au prestataire
• Date de reprise

Qui l’utilise

• Les services générauxIls effectuent les rondes de contrôle, notent chaque zone et suivent les reprises demandées au prestataire.
• Les référents de siteIls signalent un défaut de propreté repéré dans la journée en deux lignes et une photo.
• Le prestataire de ménageIl reçoit les écarts avec photo, indique ce qui a été repris et consulte le bilan avant les réunions.
• Les achatsIls s’appuient sur le bilan chiffré pour préparer la revue du contrat ou son renouvellement.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de contrôle de la prestation de ménage pour notre établissement de santé de 150 lits, avec 5 bâtiments. Je veux une grille de contrôle par zone (halls, sanitaires, couloirs, salles de réunion, cuisine du personnel), chaque zone ayant ses points à vérifier. Sur téléphone, le contrôleur note chaque point de 1 à 4, ajoute une photo et un commentaire, même sans réseau. Les points insuffisants créent un écart envoyé par e-mail au responsable du prestataire avec un lien pour répondre et une date limite. Prévoyez des contrôles hebdomadaires planifiés par zone, un rappel des écarts non repris et un bilan mensuel avec notes par zone, écarts récurrents et délais de reprise. Les services généraux voient tout, le prestataire ne voit que ses écarts, les achats voient les bilans.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail