Cas d’usage · Suivi de dossiers
Les demandes d’intervention dans les locaux, signalées en photo et suivies jusqu’au bout
Une fuite, une lampe grillée, une porte qui ferme mal : chacun le signale en quelques secondes. L’outil est créé par votre IA, Genipy le contrôle avant de le partager et les services généraux suivent chaque demande.
PourOffice managersResponsables des services générauxChargés d’accueil
Aussi pourApplications internes
En bref
- Chaque occupant signale un problème avec une photo, depuis son téléphone.
- Les services généraux trient, confient la demande à un prestataire et la suivent.
- Le demandeur sait à tout moment où en est sa demande, sans avoir à relancer.
Le problème aujourd’hui
Aujourd’hui, un problème dans les locaux remonte par un mot glissé dans le couloir, un courriel à l’accueil ou un appel au gestionnaire. La même fuite est signalée trois fois par trois personnes, la photo reste sur un téléphone et l’information se perd dans une boîte de réception. Personne ne sait si le plombier a été appelé.
Le gestionnaire de site tient une liste qu’il met à jour quand il peut, relance les prestataires par téléphone et répond aux collègues qui demandent des nouvelles. Un logiciel de gestion technique de patrimoine est conçu pour des parcs immobiliers entiers, pas pour savoir si l’ampoule du bureau 204 a été remplacée.
Ce que fait l’outil
Un signalement en trente secondes
L’occupant choisit le lieu (bâtiment, étage, salle), le type de problème, ajoute une photo et un mot. Il n’a ni formulaire interminable à remplir ni personne à chercher pour transmettre l’information.
Les doublons repérés
Si une demande identique existe déjà pour la même salle, l’outil le dit et propose de s’y associer. Les services généraux traitent une seule demande au lieu de trois et chaque signalant reste informé.
Un degré d’urgence clair
Une fuite d’eau ou un accès bloqué passent devant un changement d’ampoule. Les services généraux classent chaque demande et les urgences déclenchent un message immédiat à la personne d’astreinte.
Le prestataire suivi de bout en bout
La demande est confiée à un prestataire, avec la date d’intervention prévue. L’outil lui envoie le détail et la photo par e-mail, puis relance si la date passe sans réponse.
L’avancement visible par le demandeur
Reçue, prise en charge, planifiée, réparée : le demandeur voit l’étape et reçoit un e-mail à chaque changement. À la fin, il confirme que le problème est résolu ou rouvre la demande.
L’historique par bâtiment et par prestataire
Les services généraux repèrent la fenêtre qui casse tous les mois, le prestataire lent ou le local qui revient sans cesse. Ils s’appuient sur ces constats pour décider d’un remplacement ou d’un contrat.
Les informations suivies
- Bâtiment, étage et local
- Type de problème
- Description et photo
- Demandeur
- Degré d’urgence
- Prestataire choisi
- Date d’intervention prévue
- Statut de la demande
- Date de résolution
Qui l’utilise
- Les occupants des locauxIls signalent un problème avec une photo, suivent l’avancement et confirment que tout est réparé.
- Les services générauxIls trient les demandes, choisissent le prestataire, fixent les dates et contrôlent la fin des travaux.
- Les prestatairesIls reçoivent le détail de l’intervention par e-mail et indiquent quand ils sont passés.
- La direction des opérationsElle consulte les demandes en retard et les sites qui concentrent le plus de problèmes.
Le prompt pour créer l’outil
Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.
Créez un outil de demandes d’intervention pour les locaux de notre société, qui gère 3 immeubles de bureaux et environ 400 occupants. Chaque occupant signale un problème en choisissant le bâtiment, l’étage et le local, le type (plomberie, électricité, serrurerie, chauffage, propreté, autre), en ajoutant une photo depuis son téléphone et une description. Détectez les demandes en double pour un même local. Les services généraux fixent l’urgence, choisissent un prestataire dans une liste et planifient la date d’intervention ; le prestataire reçoit la demande par e-mail. Envoyez au demandeur un e-mail à chaque changement de statut et demandez-lui de confirmer la résolution. Prévenez par SMS la personne d’astreinte pour les urgences. Ajoutez un tableau de bord des demandes en retard et du nombre de demandes par bâtiment et par prestataire.
Le mettre en place avec Genipy
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Décrivez l’outil à l’IA
Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.
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Genipy le vérifie et le met en ligne
À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.
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Partagez-le comme un Google Doc
Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.
Les logiciels qu’il relie
L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.
Gmail
SlackCréez cet outil avec nous, en démo
En 30 minutes, partez du vrai besoin de votre équipe : l’IA crée l’outil, Genipy le vérifie et le partage avec les bonnes personnes.
