Les vérifications périodiques obligatoires avec échéances, rapports et observations levées

En bref

• Tous les équipements à contrôler sont listés avec leur périodicité et leur prochaine échéance.
• Le rapport du prestataire est déposé dans la fiche et chaque observation devient une action suivie.
• Des rappels par e-mail préviennent avant chaque échéance, bien avant un audit ou une visite de la commission de sécurité.

Le problème aujourd’hui

Extincteurs, installations électriques, ascenseurs, alarme incendie, portes automatiques : chaque équipement a sa périodicité et son prestataire. Les dates sont notées dans un tableur, les rapports dorment dans les boîtes e-mail et le registre de sécurité reste dans le bureau d’une seule personne, souvent en congé le jour où l’on en a besoin.

Quand un rapport signale une observation, personne ne sait vraiment qui doit la lever ni pour quand. Au moment d’une visite de la commission de sécurité ou d’un audit, il faut tout retrouver dans l’urgence. Un logiciel de maintenance complet est souvent surdimensionné pour cet usage.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Équipement ou installation
• Bâtiment et local
• Type de vérification
• Périodicité
• Organisme ou prestataire
• Date de dernière vérification
• Prochaine échéance
• Rapport joint
• Observations et statut de levée

Qui l’utilise

• Les services générauxIls planifient les visites, relancent les prestataires et déposent chaque rapport dans la bonne fiche.
• Le responsable sécuritéIl suit les observations, attribue les actions et ferme chaque réserve quand la preuve est fournie.
• Les équipes techniquesElles voient les travaux à réaliser pour lever une observation et indiquent quand c’est fait.
• La directionElle contrôle d’un regard les échéances en retard avant une visite de la commission ou un audit.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de suivi des vérifications périodiques obligatoires pour notre centre de formation de 120 personnes, réparti sur 3 bâtiments. Je veux lister chaque équipement : extincteurs, installation électrique, alarme incendie, désenfumage, ascenseur, portes automatiques, cuisine pédagogique. Pour chacun : bâtiment, périodicité, organisme de contrôle, date de dernière vérification, prochaine échéance calculée et rapport en PDF. Envoyez un e-mail au responsable 60, 30 puis 7 jours avant l’échéance. Chaque observation d’un rapport est une ligne avec un responsable, une date limite, un statut et une photo de levée. Les services généraux modifient tout, les équipes techniques ne voient que leurs observations, la direction a un tableau de bord et un export du registre de sécurité.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Google Agenda