La dotation des EPI suivie salarié par salarié, avec remise signée et réassort prévu

En bref

• Chaque salarié a une fiche qui liste ses équipements de protection, leur taille et leur date de remise.
• La remise se signe sur téléphone et le renouvellement est annoncé avant la date limite.
• Le stock se décompte à chaque remise et la commande de réassort part au seuil fixé.

Le problème aujourd’hui

Les équipements de protection individuelle, que l’employeur doit fournir gratuitement et remplacer quand il le faut, sont souvent suivis dans un classeur au magasin et un tableur au service sécurité. Qui a reçu quelles chaussures, en quelle pointure, à quelle date ? Il faut ouvrir trois fichiers et la feuille d’émargement finit au fond d’un tiroir.

En cas de contrôle ou d’accident, retrouver la preuve de remise prend du temps. Les renouvellements sont oubliés jusqu’à ce qu’un casque soit périmé ou qu’une paire de gants manque sur un chantier et le stock se vide sans que l’achat soit prévenu. Un logiciel de gestion de stock généraliste ne sait pas suivre une dotation par personne.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Salarié et service
• Poste occupé
• Type d’équipement
• Référence et taille
• Date de remise
• Signature du salarié
• Date de renouvellement
• Quantité en stock
• Seuil de réassort

Qui l’utilise

• Les magasiniersIls remettent les équipements, font signer les salariés sur téléphone et tiennent le stock à jour.
• Les salariésIls signent chaque remise et reçoivent un message quand un équipement doit être changé.
• Le service sécuritéIl définit les dotations par poste, suit les renouvellements et retrouve les preuves de remise en cas de contrôle.
• Les acheteursIls reçoivent les demandes de réassort, les valident et suivent les livraisons attendues.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de suivi de la dotation en équipements de protection individuelle pour une entreprise de 180 salariés répartis sur 2 sites. Chaque salarié a une fiche avec son poste, ses tailles (chaussures, vêtements, gants) et la liste des équipements reçus avec la date de remise. Définissez une dotation type par poste et une durée de vie par équipement. Le magasinier enregistre une remise sur téléphone et le salarié signe à l’écran ; la preuve est horodatée. Un mois avant la date de renouvellement, le salarié et son responsable reçoivent un e-mail. Le stock est suivi par référence et par taille, décompté à chaque remise ; sous un seuil réglable, l’outil prépare une demande de commande envoyée par e-mail au service achats pour validation. Le service sécurité voit tout, le magasinier gère les remises, un salarié voit seulement sa fiche. Ajoutez un export de la liste des remises par période.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Google Sheets
• Slack