Le suivi des habilitations et des CACES avec une alerte avant chaque expiration

En bref

• Chaque salarié a sa fiche avec ses CACES, habilitations électriques et attestations de secourisme (SST).
• L’outil prévient le salarié et son manager plusieurs mois avant l’expiration.
• Une demande de recyclage part en un clic et l’attestation se range dans la fiche.

Le problème aujourd’hui

Les habilitations vivent dans un classeur, un tableau Excel du service sécurité et quelques e-mails de l’organisme de formation. Les dates de validité sont recopiées à la main et l’on s’aperçoit qu’un CACES est périmé le jour où un cariste doit conduire un chariot ou qu’un inspecteur du travail passe.

Le chef d’équipe ne sait pas qui peut conduire quel engin ni intervenir sur une armoire électrique et les RH courent après les attestations. Une plateforme de formation complète est souvent disproportionnée pour simplement savoir qui est autorisé, à quoi, et jusqu’à quand, sans relancer chacun par téléphone.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Salarié, service et site
• Type d’habilitation
• Catégorie ou niveau
• Date d’obtention
• Date d’expiration
• Organisme de formation
• Attestation jointe
• Statut du recyclage
• Manager

Qui l’utilise

• Les salariésIls consultent leurs habilitations, reçoivent l’alerte avant l’échéance et déposent leur nouvelle attestation.
• Les chefs d’équipeIls voient qui est habilité dans leur équipe, avant de planifier une tâche ou un poste.
• Le service sécuritéIl suit les expirations, relance et prépare la liste des personnes à envoyer en formation.
• Les ressources humainesElles traitent les demandes de recyclage, inscrivent aux sessions et rangent les attestations.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de suivi des habilitations pour une entreprise de 150 salariés répartis sur deux sites industriels. Chaque salarié a une fiche avec ses habilitations : CACES R489 (catégories 1A, 3 et 5) et R486 (nacelles), habilitation électrique (B0, BR, BC), sauveteur secouriste du travail, travail en hauteur. Pour chacune, saisis la date d’obtention, la durée de validité, l’organisme et l’attestation jointe en PDF ou en photo. Calculez la date d’expiration et envoyez un e-mail au salarié et à son manager 6 mois, 3 mois et 1 mois avant. Ajoutez un bouton « Demander le recyclage » qui prévient les RH. Le manager voit son équipe et peut filtrer par habilitation ; le salarié ne voit que sa fiche ; les RH et la sécurité voient tout. Ajoutez une vue des habilitations expirées et un export Excel pour les audits clients.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Google Sheets