La gestion des extras et saisonniers avec un vivier, des créneaux et des contrats prêts

En bref

• Un vivier d’extras et de saisonniers, avec leurs métiers et leurs disponibilités.
• Chaque créneau à pourvoir est proposé aux bonnes personnes, qui répondent d’un clic.
• Les contrats courts et la déclaration d’embauche sont préparés pour les RH.

Le problème aujourd’hui

Un vendredi à 16 heures, il manque deux personnes en salle pour le banquet du soir. Le chef de salle fouille son téléphone, écrit à quinze personnes dans un groupe de messagerie, relance à la main et au bout du compte appelle ceux qui répondent d’habitude. Le lundi, il faut encore retrouver qui est venu, combien d’heures et préparer les contrats.

Les numéros se perdent entre établissements, les disponibilités changent sans prévenir et personne ne sait qui a déjà travaillé chez vous ni avec quel retour. En haute saison, les saisonniers arrivent par dizaines, avec des pièces à réunir et des dates à suivre. Un logiciel de planning classique suppose des salariés réguliers, pas ce flux.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Nom de l’extra
• Métiers et langues
• Disponibilités
• Établissement
• Date et horaires du créneau
• Poste à pourvoir
• Réponse de l’extra
• Heures réalisées
• Note du chef de service
• Type de contrat

Qui l’utilise

• Les chefs de serviceIls publient les créneaux, choisissent les extras qui répondent et confirment les heures après le service.
• Les extras et saisonniersIls indiquent leurs disponibilités, acceptent un créneau depuis leur téléphone et retrouvent leurs missions passées.
• Les RHElles préparent les contrats, vérifient les pièces et transmettent les heures à la paie.
• La direction de l’établissementElle suit le recours aux extras par semaine et anticipe les besoins de la saison.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de gestion des extras et saisonniers pour un groupe de 4 restaurants et un hôtel. Chaque extra a une fiche : métiers (maître d’hôtel, commis, plongeur, réceptionniste), langues, expérience, disponibilités par jour, établissements habituels, note des chefs de service. Les extras se connectent depuis leur téléphone, par un lien reçu par e-mail ou SMS, et mettent à jour leurs disponibilités. Le chef de service publie un créneau (date, horaires, poste, nombre de personnes) ; l’outil prévient les extras libres et compatibles, ils répondent oui ou non et le chef confirme. Préparez ensuite le contrat court avec les horaires et le taux horaire pour validation des RH. Après le service, le chef saisit les heures réalisées et une note. Ajoutez une vue des saisonniers de l’été avec les pièces à fournir et un récapitulatif hebdomadaire envoyé aux RH pour la paie.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Google Agenda
• Google Sheets