Le suivi des intérimaires sur chaque site, avec missions, agences et habilitations

En bref

• Chaque intérimaire a une fiche avec son agence, son site, sa mission et sa date de fin.
• Les fins de mission et les habilitations à renouveler déclenchent un rappel par e-mail.
• Les chefs d’équipe voient leurs intérimaires, les RH voient tous les sites.

Le problème aujourd’hui

Un jour de forte activité, l’atelier ou l’entrepôt accueille douze intérimaires de trois agences différentes. Les contrats de mission arrivent par e-mail, les fins de mission sont notées sur un tableau blanc ou dans un fichier tenu par une seule personne et personne ne sait si le cariste de l’équipe de nuit a toujours son autorisation de conduite valable.

Quand une mission se termine sans avoir été renouvelée à temps, un poste se retrouve vide ou, pire, une personne continue sans contrat. Les agences envoient leurs relevés d’heures dans leur propre format et les RH recoupent le tout à la main. Un logiciel de gestion du personnel complet n’est pas fait pour ce flux changeant.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Nom de l’intérimaire
• Agence d’intérim
• Site d’affectation
• Poste occupé
• Date de début de mission
• Date de fin de mission
• Habilitations et échéances
• Taux horaire
• Chef d’équipe
• Heures validées

Qui l’utilise

• Les chefs d’équipeIls voient leurs intérimaires, valident les heures et signalent un besoin de renfort ou une fin de mission anticipée.
• Les RHElles suivent les contrats, les renouvellements et les habilitations sur tous les sites et dialoguent avec les agences.
• Le responsable de siteIl vérifie les effectifs temporaires du jour et la part d’intérim avant de planifier la production ou les livraisons.
• Le service sécuritéIl contrôle que chaque intérimaire a reçu l’accueil sécurité et détient les habilitations exigées par son poste.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de suivi des intérimaires pour une entreprise industrielle de 300 salariés avec trois sites et quatre agences d’intérim. Chaque intérimaire a une fiche : agence, site, poste, chef d’équipe, dates de début et de fin de mission, taux horaire, photo, habilitations avec leur date de validité (CACES, habilitation électrique, accueil sécurité). Les chefs d’équipe ne voient que leur site, les RH voient tout. Envoyez un e-mail au chef d’équipe et aux RH 15 jours avant une fin de mission et avant l’expiration d’une habilitation. Le chef d’équipe valide chaque semaine les heures de chaque intérimaire ; les RH les comparent au relevé de l’agence importé en fichier. Permettez de déclarer un besoin de renfort envoyé à l’agence par e-mail. Ajoutez une vue par site et par agence et un export mensuel pour la facturation.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Google Sheets
• Slack