La gestion des rappels produits dans un outil où chaque lot et chaque client sont suivis

En bref

• Chaque rappel est un dossier : produit, lots concernés, motif et décision de la cellule de crise.
• Les clients concernés sont prévenus et leurs retours sont suivis lot par lot.
• Chaque étape est datée et conservée, prête à être présentée aux autorités.

Le problème aujourd’hui

Un rappel de produit se joue en quelques jours et pourtant il se pilote souvent avec un tableur, une chaîne d’e-mails et des appels. La qualité identifie les lots, le commercial retrouve les clients, le service client répond aux questions. Chacun tient sa propre liste et personne ne sait vraiment qui a été prévenu.

Quand l’administration ou un distributeur demande où en est l’opération, il faut reconstituer l’historique à la main : qui a décidé quoi, quand les clients ont reçu l’information, combien d’unités sont revenues. Un grand logiciel qualité couvre bien plus que ce besoin précis et se prête mal à une opération urgente, avec des intervenants de plusieurs services.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Produit et référence
• Numéros de lot
• Motif et gravité du rappel
• Décision de la cellule de crise
• Clients et distributeurs concernés
• Date d’information
• Quantités retournées ou détruites
• Actions correctives
• Date de clôture

Qui l’utilise

• La qualitéElle ouvre le rappel, délimite les lots concernés et garde la main sur la chronologie jusqu’à la clôture.
• Les commerciauxIls confirment la liste des clients livrés et appellent les comptes sensibles avant l’envoi du message.
• Le service clientIl répond aux questions, enregistre les retours et propose remboursement ou remplacement selon la consigne.
• La directionElle suit l’avancement du rappel et prend les décisions qui engagent l’entreprise.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de gestion des rappels produits pour notre entreprise de 150 personnes qui vend à des distributeurs et à des particuliers. Chaque rappel est un dossier avec le produit, les numéros de lot, le motif, la gravité, la décision de la cellule de crise et les pièces jointes. L’outil retrouve les clients livrés pour chaque lot à partir d’un fichier d’expéditions que j’importe. Envoyez à chaque client un e-mail type avec la consigne, relancez au bout de 48 heures ceux qui n’ont pas confirmé et gardez l’accusé. Le service client enregistre les retours par lot : rapportés, détruits, consommés. Affichez l’avancement en pourcentage par lot. La qualité voit tout, le commercial voit ses clients, le service client voit les retours. Gardez la chronologie complète et ajoutez un export du dossier pour les autorités.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Google Sheets
• Slack