Les inscriptions à vos événements sur une page simple, avec rappels et liste d’émargement

En bref

• Une page d’inscription par événement, avec les places disponibles et une liste d’attente.
• Confirmation et rappels partent seuls par e-mail, sans relance à la main.
• Le jour J, vous pointez les présents ; les absents reçoivent un message de suite.

Le problème aujourd’hui

Pour une conférence ou une porte ouverte, les inscriptions arrivent par un formulaire, des e-mails et parfois un coup de téléphone à l’accueil. Quelqu’un rassemble le tout dans un tableur, vérifie les doublons, répond à ceux qui demandent s’il reste de la place. À la veille de l’événement, personne ne sait vraiment combien viendront.

Le jour J, on imprime une liste qui date déjà de la veille et le lendemain, il faut relancer les absents et remercier les présents en recopiant des adresses. Une plateforme de billetterie en fait souvent bien plus qu’il n’en faut pour un événement gratuit et elle ne suit ni votre manière d’accueillir ni vos propres messages.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Événement et date
• Nom et prénom
• Organisation et fonction
• Adresse e-mail
• Téléphone
• Statut (inscrit, en attente, annulé)
• Présence le jour J
• Consentement à être recontacté
• Besoins particuliers

Qui l’utilise

• Les invitésIls s’inscrivent en une minute, reçoivent leurs rappels et peuvent annuler d’un clic s’ils ne viennent plus.
• L’équipe événementielElle crée les événements, suit le remplissage et rédige les messages envoyés avant et après.
• L’accueilIl pointe les arrivées le jour J sur téléphone ou tablette et imprime la liste d’émargement.
• La direction de la communicationElle compare la fréquentation de chaque rendez-vous : inscrits, présents, absents.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil d’inscription à nos événements (conférences, webinaires, portes ouvertes), environ 15 par an et jusqu’à 300 invités chacun. Chaque événement a sa page publique : titre, date, lieu ou lien de visio, programme, nombre de places. L’invité renseigne nom, prénom, organisation, fonction, e-mail, téléphone et une case de consentement pour être recontacté. Au-delà de la jauge, il passe en liste d’attente et il est prévenu si une place se libère. Envoyez automatiquement une confirmation, un rappel sept jours avant et un message la veille. Le jour J, l’accueil pointe les présents depuis son téléphone et peut imprimer la liste d’émargement. Le lendemain, envoie un remerciement aux présents et un message aux absents. Seule l’équipe événementiel modifie les événements et voit la liste complète ; ajoutez un export des inscrits.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Google Agenda
• Google Sheets