La feuille d’émargement numérique signée sur téléphone par chaque stagiaire

En bref

• Chaque stagiaire signe sur son téléphone, matin et après-midi, en scannant un code affiché en salle.
• Les absences et retards sont relevés automatiquement et signalés à l’équipe pédagogique.
• Les feuilles de chaque session sont classées et prêtes à présenter lors d’un audit.

Le problème aujourd’hui

Dans un organisme de formation, la feuille d’émargement papier fait le tour de la salle, se plie dans un classeur et attend parfois deux semaines avant d’être scannée. Il manque une signature, l’écriture déborde sur la ligne voisine ou un stagiaire a signé à la place d’un autre. L’assistante passe ensuite des heures à tout retrouver.

Au moment d’un audit Qualiopi ou d’un contrôle d’un financeur, il faut produire les preuves de présence session par session. Les sortir d’une armoire ou d’un dossier partagé en désordre est stressant. Et dans les outils de gestion de formation, l’émargement électronique est souvent une option payante de plus.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Session de formation
• Intitulé de l’action
• Stagiaire et entreprise
• Formateur
• Demi-journée et horaires
• Signature du stagiaire
• Signature du formateur
• Absence, retard et motif
• Heures de présence

Qui l’utilise

• Les stagiairesIls signent depuis leur téléphone au début de chaque demi-journée, en quelques secondes.
• Les formateursIls affichent le code, relèvent les retards et valident la feuille en fin de séance.
• L’équipe administrativeElle contrôle les présences, envoie les attestations et prépare les justificatifs pour les financeurs.
• Le référent qualitéIl retrouve les preuves de présence de toute session lors d’un audit Qualiopi.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de feuilles d’émargement numériques pour un organisme de formation de 25 personnes qui anime une trentaine de sessions par mois, en intra et en inter-entreprises. Pour chaque session, on saisit les stagiaires, le formateur, les dates et les horaires. À chaque demi-journée, le formateur affiche un QR code valable uniquement pendant le créneau ; le stagiaire le scanne avec son téléphone, vérifie son nom et signe du doigt. Le formateur valide la feuille en fin de séance et note les retards. À la fin du créneau, la coordinatrice pédagogique reçoit la liste des absents par e-mail. Générez un PDF par session et par stagiaire, avec les attestations de présence, et conservez tout dans un dossier classé par session pour l’audit Qualiopi. Les formateurs ne voient que leurs sessions.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Google Sheets