L’organisation des salons de la réservation du stand au bilan, dans un outil

En bref

• Chaque salon a sa fiche, sa checklist et son rétroplanning, de l’inscription au démontage.
• L’équipe sur le stand, les envois de matériel et les supports à imprimer sont suivis par échéance.
• Après le salon, les contacts sont triés et le coût par contact est calculé.

Le problème aujourd’hui

Préparer un salon, c’est une centaine de petites tâches : réserver le stand, commander l’électricité et le mobilier, imprimer les catalogues, expédier les échantillons, loger l’équipe. Tout cela vit dans un tableur, des e-mails à l’organisateur et le carnet de la responsable. Une échéance oubliée et le tarif augmente ou le colis arrive trop tard.

Après le salon, les cartes de visite s’empilent dans un tiroir, les contacts arrivent en retard chez les commerciaux et personne ne peut dire si le salon valait son budget. Un logiciel d’événementiel complet est surdimensionné pour trois ou quatre salons par an. Le prochain salon repart donc presque de zéro.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Nom du salon
• Dates et lieu
• Numéro et surface du stand
• Budget et dépenses réelles
• Tâches et échéances
• Équipe présente
• Matériel et supports expédiés
• Contacts collectés
• Niveau d’intérêt de chaque contact
• Bilan et décision pour l’an prochain

Qui l’utilise

• La responsable des événementsElle ouvre la fiche du salon, répartit les tâches, suit le budget et fait le bilan avec la direction.
• Les commerciaux sur le standIls consultent le planning de présence, saisissent leurs rencontres depuis le téléphone et relancent les contacts après le salon.
• L’équipe marketingElle prépare les supports, les invitations et les publications avant et pendant le salon.
• Les achats et la logistiqueIls commandent le mobilier, organisent les envois de matériel et suivent les réservations d’hébergement.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil d’organisation des salons professionnels pour notre entreprise industrielle, qui participe à 5 salons par an avec des équipes de 4 à 8 personnes. Chaque salon a une fiche : nom, dates, lieu, stand, organisateur, budget et dépenses. Prévoyez un modèle de checklist (réservation, mobilier, électricité, badges, supports, expéditions, hébergement, déplacements, communication) à dupliquer pour chaque salon, avec échéances, responsables et rappels par e-mail. Ajoutez le planning de présence de l’équipe et le suivi du matériel expédié. Sur téléphone, permets de saisir un contact avec photo de carte de visite, note et niveau d’intérêt et lis la carte avec l’IA. Après le salon, envoie les contacts aux commerciaux concernés et calcule le coût par contact. Les commerciaux voient les salons où ils sont inscrits ; le marketing voit tout.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• HubSpot
• Google Agenda
• Google Sheets
• Gmail