Cas d’usage · Contrôles et checklists
La checklist d’ouverture et de fermeture remplie sur téléphone dans chaque point de vente
Le matin, le responsable de boutique déroule les points d’ouverture, le soir ceux de fermeture, photos à l’appui. Votre IA construit la checklist, Genipy la vérifie et la met en ligne pour tout le réseau.
En bref
- Chaque point de vente remplit sa checklist d’ouverture et de fermeture sur téléphone.
- Les photos prouvent que la vitrine, la réserve et les issues de secours sont en ordre.
- Le responsable régional voit en un coup d’œil quels magasins n’ont pas fini.
Le problème aujourd’hui
Dans un réseau de magasins ou de restaurants, la procédure d’ouverture tient souvent sur une feuille plastifiée ou un message WhatsApp. Chacun la suit à sa façon : la caisse n’est pas comptée, la lumière de la réserve reste allumée, une porte de service n’est pas verrouillée.
Le responsable régional ne l’apprend qu’après coup, par un appel ou une plainte. Il ne peut pas savoir, à neuf heures, quelle boutique a bien ouvert ni laquelle a oublié l’alarme la veille. Un logiciel de gestion de réseau est trop lourd pour une simple liste de points à cocher.
Ce que fait l’outil
Deux listes, matin et soir
L’ouverture et la fermeture ont chacune leur liste : allumer les écrans, tester la caisse, vérifier les températures, éteindre, verrouiller. Chaque point se coche d’un doigt, dans l’ordre voulu.
Des photos comme preuve
Pour les points sensibles, l’employé prend une photo : vitrine, réserve rangée, issue de secours dégagée. Elle est horodatée et rangée avec la checklist du jour du magasin concerné.
Un signalement immédiat
Une anomalie, comme un frigo en panne ou une vitre cassée, se décrit avec une photo. Le responsable du magasin et celui de la maintenance sont prévenus par e-mail ou par message.
La vue du réseau
Le responsable régional voit, magasin par magasin, qui a ouvert, qui a fermé, à quelle heure, et quels points restent en suspens. Les retards se repèrent avant l’arrivée des clients.
Des rappels à heure fixe
Si la fermeture n’est pas validée dans l’heure qui suit l’horaire prévu, le responsable du magasin reçoit un rappel, puis le responsable régional s’il reste sans réponse.
L’historique de chaque magasin
Toutes les checklists restent consultables par date et par boutique. En cas de vol ou de litige avec l’assurance, vous retrouvez en quelques secondes ce qui a été fait ce soir-là.
Les informations suivies
- Magasin
- Date et type (ouverture ou fermeture)
- Employé qui remplit
- Heure de début et de fin
- Points de la liste cochés
- Photos jointes
- Anomalies signalées
- Fond de caisse constaté
- Commentaire libre
Qui l’utilise
- Les responsables de magasinIls déroulent la liste chaque matin et chaque soir, photographient les points clés et signalent ce qui ne va pas.
- Les équipes en boutiqueElles cochent les tâches qui leur sont confiées, comme la mise en rayon ou le nettoyage de la salle.
- Le responsable régionalIl suit l’ensemble des points de vente sur un seul écran et relance les retardataires.
- Le service sécuritéIl consulte l’historique et les photos après un incident et fait évoluer la procédure.
Le prompt pour créer l’outil
Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.
Créez un outil de checklist d’ouverture et de fermeture pour notre réseau de 15 boutiques. Chaque magasin a deux listes que le responsable remplit sur son téléphone : à l’ouverture (alarme, lumières, caisse, vitrine, températures, propreté) et à la fermeture (comptage de caisse, rangement, éteindre, issues, alarme). Certains points exigent une photo. Une anomalie peut être signalée avec photo et part par e-mail au responsable du magasin et à la maintenance. Si une fermeture n’est pas validée une heure après l’horaire prévu, envoie un rappel, puis préviens le responsable régional. Ajoutez une vue réseau par jour, l’historique par magasin et un export mensuel. Chaque responsable ne voit que son magasin ; le régional voit tous les magasins.
Le mettre en place avec Genipy
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Décrivez l’outil à l’IA
Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.
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Genipy le vérifie et le met en ligne
À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.
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Partagez-le comme un Google Doc
Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.
Les logiciels qu’il relie
L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.
Slack
Gmail
Google SheetsCréez cet outil avec nous, en démo
En 30 minutes, partez du vrai besoin de votre équipe : l’IA crée l’outil, Genipy le vérifie et le partage avec les bonnes personnes.
