Le contrôle à la réception des marchandises rempli au quai, photos et réserves comprises

En bref

• Le contrôle se fait au quai, sur téléphone, avec une checklist adaptée à chaque type de livraison.
• Les écarts sont photographiés et les réserves au transporteur sont préparées sur place.
• Les achats et la qualité sont prévenus tout de suite quand une livraison pose problème.

Le problème aujourd’hui

Quand le camion arrive, le chauffeur attend, le bon de livraison est signé en deux minutes et les vérifications se font à la va-vite. Les relevés de température sont notés sur un papier qui finit dans un classeur et les photos d’un carton écrasé restent sur le téléphone de quelqu’un.

Résultat : une réserve oubliée sur le bon de livraison et un litige impossible à défendre trois jours plus tard auprès du transporteur ou du fournisseur. Un logiciel d’entrepôt complet gère aussi la réception, mais sa mise en place est disproportionnée quand on cherche simplement une bonne fiche de contrôle.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Fournisseur et transporteur
• Numéro de commande
• Date et heure d’arrivée
• Quantités reçues
• Température relevée
• État des colis
• Numéros de lot et dates limites
• Photos des écarts
• Réserves émises
• Décision : accepté ou refusé

Qui l’utilise

• Les réceptionnairesIls remplissent la fiche au quai, photographient les écarts et décident d’accepter ou de refuser la livraison.
• Les acheteursIls sont prévenus des écarts et s’appuient sur les photos pour échanger avec le fournisseur.
• Le service qualitéIl suit les températures, les lots reçus et les refus et prépare les audits sans courir après les papiers.
• Les responsables de siteIls voient les livraisons du jour et les problèmes en cours à traiter.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de contrôle à la réception des marchandises pour nos 4 sites (2 magasins, 1 cuisine centrale, 1 entrepôt), utilisé sur téléphone au quai. Le réceptionnaire choisit la livraison attendue (fournisseur, numéro de commande, lignes et quantités) et remplit une checklist selon le type : produits frais, produits secs, autre. Il saisit les quantités reçues, la température relevée, l’état des colis, les numéros de lot et les dates limites, prend des photos et signe. Si une quantité diffère de la commande ou si la température sort de la plage prévue, affiche une alerte et propose d’émettre des réserves : préparez le texte à porter sur le bon de livraison et envoyez-le par e-mail au transporteur et au fournisseur avec les photos. Prévenez l’acheteur et la qualité par e-mail en cas de refus. Chaque réceptionnaire voit son site, la qualité et les achats voient tous les sites. Ajoutez un export des réceptions par fournisseur.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Slack
• Google Sheets