Cas d’usage · Tableaux de bord
Le suivi des indicateurs Qualiopi avec les preuves rangées, sans course aux documents
Tous les indicateurs du référentiel avec leurs preuves, leurs manques et leurs échéances, visibles par toute l’équipe. Un tableau de bord créé avec votre IA, que Genipy met en ligne pour votre organisme.
En bref
- Tous les indicateurs du référentiel national qualité sont listés, chacun avec son responsable et son statut.
- Les preuves se déposent au fil de l’eau et se rattachent à l’indicateur qu’elles justifient.
- Le tableau montre les manques et les échéances avant l’audit de surveillance.
Le problème aujourd’hui
Dans beaucoup d’organismes de formation, chaque audit Qualiopi, initial, de surveillance ou de renouvellement, tourne à la corvée : il faut retrouver les preuves, dispersées entre les dossiers de chacun, les e-mails et un tableau de suivi à moitié rempli. La personne qualité relance les formateurs, les assistantes et la direction, qui répondent quand ils ont un moment.
À l’approche de l’audit, on découvre que telle enquête de satisfaction n’a pas été analysée ou que tel indicateur n’a aucune preuve récente. Un logiciel de gestion de formation complet traite surtout les sessions et la facturation ; il ne suit pas toujours, indicateur par indicateur, l’état de votre dossier de preuves.
Ce que fait l’outil
Tous les indicateurs en un coup d’œil
Le tableau regroupe les indicateurs par critère, avec leur statut : conforme, à compléter, en retard ou non applicable à vos actions. Il montre aussitôt où le dossier est solide et où agir avant l’audit.
Un responsable par indicateur
Chaque indicateur est confié à une personne : formateur, assistante, responsable pédagogique. Elle est prévenue par e-mail de ce qu’elle doit fournir et de la date à laquelle le faire.
Les preuves rattachées
Compte rendu, programme, convocation, enquête de satisfaction, feuille d’émargement : chacun dépose le document en face de l’indicateur concerné, avec la date et un commentaire. Plus besoin de chercher dans trois dossiers.
Les manques et les échéances
Une vue liste les indicateurs sans preuve ou dont la preuve est ancienne. Les échéances, comme l’analyse des enquêtes de satisfaction ou la mise à jour de la veille légale, apparaissent dans un calendrier avec des rappels.
Un récapitulatif des preuves chaque semaine
Chaque semaine, l’outil envoie un récapitulatif aux responsables qui ont des preuves à fournir. La personne qualité n’a plus à écrire elle-même à chacun.
Un dossier prêt pour l’auditeur
Un export rassemble, indicateur par indicateur, les preuves et leur date. Vous le consultez en amont ou le partagez avec l’auditeur sous la forme que vous aurez choisie.
Les informations suivies
- Numéro et intitulé de l’indicateur
- Critère du référentiel
- Responsable
- Preuves déposées
- Date de dernière mise à jour
- Statut
- Manque identifié
- Échéance
- Date du prochain audit
Qui l’utilise
- Le responsable qualitéIl suit l’ensemble des indicateurs, relance les responsables et prépare le dossier de l’audit.
- Les formateurs et les assistantesIls déposent leurs preuves en face des indicateurs dont ils ont la charge, sans chercher où les ranger.
- Le responsable pédagogiqueIl vérifie les preuves liées au contenu des formations et à l’évaluation des acquis.
- La directionElle voit l’avancement global et les points de vigilance avant chaque audit.
Le prompt pour créer l’outil
Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.
Créez un tableau de bord de suivi des indicateurs Qualiopi pour notre organisme de formation de 25 personnes. Chargez les indicateurs du référentiel national qualité dans la version applicable à notre prochain audit, regroupés par critère, avec pour chacun un responsable, un statut (conforme, à compléter, en retard, non applicable) et une échéance. Chaque responsable dépose des preuves en pièces jointes, avec une date et un commentaire, rattachées à l’indicateur. Envoyez chaque lundi un récapitulatif par e-mail aux responsables qui ont des preuves manquantes ou trop anciennes. Affichez une vue des manques et un calendrier des échéances, dont la date de l’audit de surveillance. La direction et la qualité voient tout ; un formateur ne voit que ses indicateurs. Ajoutez un export du dossier par indicateur avec les preuves.
Le mettre en place avec Genipy
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Décrivez l’outil à l’IA
Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.
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Genipy le vérifie et le met en ligne
À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.
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Partagez-le comme un Google Doc
Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.
Les logiciels qu’il relie
L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.
Google Sheets
GmailCréez cet outil avec nous, en démo
En 30 minutes, partez du vrai besoin de votre équipe : l’IA crée l’outil, Genipy le vérifie et le partage avec les bonnes personnes.
