Le planning des rappels clients, pour qu’aucun client ne reste sans réponse

En bref

• Le client réserve lui-même un créneau de rappel, depuis un lien ou un formulaire.
• Chaque rappel est attribué à un conseiller selon son sujet et sa disponibilité.
• Un appel manqué est signalé au conseiller puis replanifié avec le client.

Le problème aujourd’hui

« Je vous rappelle dans la journée » : la phrase est vite dite et elle se perd dans un carnet, un post-it ou un fichier partagé. Selon l’équipe, le client attend une heure ou trois jours. Il rappelle alors lui-même, tombe sur un autre conseiller qui ne sait rien et recommence son explication. Pour un devis d’assurance ou un contrat d’énergie, c’est aussi une vente qui s’en va.

Les conseillers n’ont pas non plus de vue claire de leur journée entre appels entrants, rappels promis et rendez-vous. Un agenda ordinaire ne répartit pas la charge ni ne relance quand un appel échoue. Les logiciels de centre d’appels font tout cela, mais ils sont pensés pour de gros plateaux, pas pour une équipe qui veut juste ne rien oublier.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Nom et téléphone du client
• Sujet du rappel
• Créneau choisi
• Conseiller attribué
• Origine de la demande
• Résultat de l’appel
• Nombre de tentatives
• Statut du rappel

Qui l’utilise

• Les clientsIls choisissent un créneau qui leur convient et sont prévenus si le conseiller doit le décaler.
• Les conseillersIls consultent leur planning de rappels, appellent avec le contexte sous les yeux et notent le résultat.
• Les commerciauxIls déposent une promesse de rappel faite en rendez-vous ou au salon, pour qu’elle soit tenue dans les temps.
• Le responsable de plateauIl répartit la charge, voit les rappels en retard et ajuste les créneaux ouverts selon la demande.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un planning des rappels clients pour notre équipe de 14 conseillers en assurance et énergie. Un client demande à être rappelé depuis un lien envoyé par e-mail ou depuis notre site : il choisit un créneau de 30 minutes entre 9 h et 18 h en semaine, indique son sujet (contrat, sinistre, facture, nouveau devis) et son numéro. Attribuez le rappel au conseiller spécialisé le moins chargé, en tenant compte de ses absences. Envoyez une confirmation par e-mail et un SMS 30 minutes avant. Chaque conseiller voit sa liste du jour et note le résultat : joint, injoignable, à replanifier. Si le client est injoignable, propose un nouveau créneau par SMS et réessaie jusqu’à trois fois. Prévenez le conseiller puis le responsable si un rappel a plus de 15 minutes de retard. Ajoutez un tableau du délai moyen avant rappel et de la charge par conseiller.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Google Agenda
• Gmail