Les messages automatiques aux clients : e-mails et SMS qui partent seuls, au bon moment

En bref

• Chaque événement client déclenche le bon message, par e-mail ou par SMS, à l’heure choisie.
• Les textes sont des modèles validés une fois, que personne ne réécrit à la main.
• L’historique garde la trace de chaque envoi, client par client.

Le problème aujourd’hui

Dans beaucoup d’équipes, les messages aux clients dépendent de la mémoire de chacun. Un conseiller appelle pour rappeler un rendez-vous, un autre envoie un e-mail rédigé à la volée, un troisième oublie. Les textes varient d’une personne à l’autre, le ton aussi et personne ne sait vraiment ce qui a été envoyé à qui.

Quand le rendez-vous est manqué ou que le client dit n’avoir rien reçu, il faut fouiller les boîtes e-mail et les carnets. Un logiciel de campagnes marketing fait bien plus que nécessaire et il connaît rarement vos événements du quotidien : une livraison décalée, une intervention planifiée, un dossier complété.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Client et coordonnées
• Événement déclencheur
• Canal (e-mail ou SMS)
• Modèle de message
• Date et heure d’envoi
• Statut de remise
• Consentement du client
• Conseiller concerné

Qui l’utilise

• Les conseillers du service clientIls voient les messages partis ou programmés pour chaque client et peuvent en déclencher un manuellement.
• L’équipe marketing et communicationElle rédige et valide les modèles, fixe le ton et contrôle que les messages respectent la charte de l’entreprise.
• Le responsable du serviceIl suit les envois, repère les messages non remis et décide des délais d’envoi.
• Les techniciens sur le terrainDepuis leur téléphone, ils signalent leur départ vers le client, ce qui déclenche le SMS annonçant leur arrivée.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de messages automatiques aux clients pour notre service client de 15 personnes. Chaque client a une fiche avec son nom, son e-mail, son téléphone mobile, son canal préféré et son consentement aux SMS. Définissez des événements : commande confirmée, rendez-vous pris, rappel la veille du rendez-vous, technicien en route (déclenché par le technicien depuis son téléphone), dossier incomplet, satisfaction après intervention. À chaque événement correspond un modèle de message en français, avec des champs variables (prénom, date, heure, adresse), envoyé par e-mail ou SMS à l’heure prévue. Le marketing crée et valide les modèles ; les conseillers ne peuvent pas les modifier mais peuvent envoyer un message à la main. Gardez l’historique de chaque envoi avec son statut de remise. Un client qui refuse les SMS ne reçoit que des e-mails. Prévoyez un récapitulatif hebdomadaire des messages non remis pour le responsable.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• HubSpot
• Google Sheets