Le suivi des renouvellements de contrats pour ne plus découvrir une échéance trop tard

En bref

• Tous les contrats et abonnements clients sont rangés par date d’échéance, mois après mois.
• Les clients à risque sont signalés et le commercial reçoit un rappel trois mois avant la fin.
• Le support client partage ses alertes pour que le renouvellement se prépare à deux.

Le problème aujourd’hui

Les contrats de maintenance, de services ou d’assurance se renouvellent souvent par tacite reconduction et chacun les suit à sa façon : un onglet Excel par commercial, un agenda personnel, une mémoire fidèle. Résultat : la lettre de résiliation arrive dans les délais et le commercial découvre le départ du client sans avoir jamais préparé la discussion.

Les signaux faibles restent dispersés. Le support sait que le client a eu trois incidents ce trimestre, le commercial l’ignore. La facturation voit un impayé, personne ne lui en parle. Quant au fichier clients de l’entreprise, il contient bien une case pour la date d’échéance, mais elle reste vide une fois sur deux.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Client et contrat
• Commercial responsable
• Date de début et d’échéance
• Durée du préavis
• Montant annuel
• Niveau de risque
• Incidents signalés par le support
• Étape du renouvellement
• Motif de perte

Qui l’utilise

• Les commerciauxIls reçoivent les rappels, préparent leurs propositions et font avancer chaque renouvellement jusqu’à la signature.
• Le support clientIl signale les incidents et les clients mécontents pour que le commercial les connaisse avant d’appeler.
• Le responsable commercialIl suit le montant à renouveler du trimestre et intervient sur les comptes les plus fragiles.
• La directionElle regarde le taux de renouvellement et les motifs de perte pour décider des actions de fidélisation.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de suivi des renouvellements de contrats pour notre société de services de 60 personnes, avec environ 400 contrats de maintenance. Chaque contrat a un client, un commercial responsable, une date de début, une date d’échéance, une durée de préavis, un montant annuel et un mode de renouvellement (tacite ou à signer). Affichez les échéances des 12 prochains mois par mois et par commercial. Trois mois avant l’échéance, envoie un e-mail de rappel au commercial. Le support client peut ajouter des signalements (incident, réclamation, impayé) qui font monter le niveau de risque du client en vert, orange ou rouge. Chaque renouvellement passe par des étapes : à préparer, proposition envoyée, négociation, renouvelé, perdu avec motif. Ajoutez un tableau de bord du montant à renouveler par trimestre et un export tableur.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

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• HubSpot
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