Le registre des visiteurs tenu à l’accueil, avec la liste des présents en temps réel

En bref

• Chaque visiteur est enregistré à l’arrivée et à la sortie, sans cahier papier.
• L’hôte reçoit un e-mail dès que son visiteur se présente à l’accueil.
• En cas d’évacuation, la liste des personnes présentes s’affiche et s’imprime.

Le problème aujourd’hui

Sur beaucoup de sites industriels, le registre est un cahier posé sur le comptoir. Les visiteurs écrivent vite, parfois illisiblement, oublient de signer en partant et l’hôte n’apprend l’arrivée de son rendez-vous que lorsque l’accueil décroche le téléphone. Les consignes de sécurité sont remises quand on y pense.

Le jour d’un exercice d’évacuation, il faut compter les présents à la main : salariés, intérimaires, visiteurs, entreprises extérieures. Le cahier ne dit pas qui est déjà reparti. Un logiciel de contrôle d’accès complet est lourd à installer quand on veut seulement un registre fiable.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Nom et prénom du visiteur
• Société
• Personne visitée
• Motif de la visite
• Heure d’arrivée
• Heure de départ
• Numéro de badge
• Zones autorisées
• Consignes de sécurité acceptées

Qui l’utilise

• La personne à l’accueilElle enregistre les arrivées et les départs, imprime les badges et oriente les visiteurs vers leur hôte.
• Les salariés hôtesIls annoncent leurs visiteurs à l’avance et reçoivent un message dès que quelqu’un les attend.
• Le responsable sécuritéIl consulte la liste des présents en cas d’exercice ou d’alerte et vérifie que les consignes ont été acceptées.
• Les visiteursIls se présentent sur la tablette d’accueil, lisent les consignes et récupèrent leur badge sans attendre.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un registre des visiteurs pour l’accueil de notre usine de 250 personnes. Sur la tablette de l’accueil, le visiteur ou la personne à l’accueil saisit nom, prénom, société, plaque d’immatriculation facultative, personne visitée et motif. Les salariés peuvent annoncer une visite à l’avance. À l’arrivée, envoie un e-mail à l’hôte et imprime un badge avec nom, société, hôte et date. Affichez les consignes de sécurité du site, que le visiteur doit accepter avant d’entrer. À la sortie, enregistre l’heure de départ. Ajoutez un écran qui liste en direct les personnes présentes, avec leur hôte, pour le responsable sécurité, imprimable en cas d’évacuation. Gardez l’historique des visites 12 mois, avec une recherche par nom, société ou date, puis effacez-le automatiquement.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Slack