Cas d’usage · Documents et automatisations
Le plan de prévention préparé avec chaque entreprise extérieure et signé en ligne
Le plan de prévention se prépare avec l’entreprise extérieure, se signe en ligne et les habilitations des intervenants sont vérifiées avant leur arrivée. L’outil est écrit par votre IA à partir de votre description, puis contrôlé et mis en ligne par Genipy.
En bref
- Chaque intervention d’une entreprise extérieure ouvre un plan de prévention à partir de votre modèle.
- L’entreprise complète ses risques et ses intervenants dans son propre espace, puis signe en ligne.
- Les habilitations sont contrôlées avant l’accès au site, avec une alerte si l’une expire.
Le problème aujourd’hui
Quand une entreprise extérieure intervient chez vous, le plan de prévention circule en pièce jointe : un document Word envoyé, rempli, renvoyé, imprimé, signé, scanné. Les achats préviennent la sécurité à la dernière minute et l’accueil découvre les intervenants le matin même, sans savoir si leurs habilitations sont valables.
Les anciens plans restent dans des dossiers partagés, sans rappel quand ils arrivent à échéance. Au moment d’un contrôle ou d’un accident, il faut retrouver quel document était signé, par qui, et pour quels travaux. Un logiciel de sécurité généraliste ne suit pas le parcours précis entre achats, sécurité et prestataire.
Ce que fait l’outil
Un plan préparé depuis votre modèle
Le demandeur indique l’entreprise, le lieu, la nature des travaux et les dates. L’outil prépare le plan avec les rubriques de votre modèle, les risques déjà connus pour la zone et la date de l’inspection commune préalable.
L’espace de l’entreprise extérieure
Le prestataire reçoit un lien, complète les risques de son activité, les moyens de secours et la liste de ses intervenants. Une adresse e-mail lui suffit pour y accéder.
Les habilitations contrôlées
Pour chaque intervenant, le prestataire joint ses habilitations et ses autorisations de conduite. Le responsable sécurité les valide et l’outil signale celles qui expirent avant la fin des travaux.
La signature en ligne
Le plan est relu par la sécurité, puis signé par le chef de l’entreprise utilisatrice et par le prestataire. Une fois signé, il est verrouillé et chaque version reste conservée.
Un accueil informé à l’avance
La veille, l’accueil reçoit la liste des intervenants autorisés pour la journée. Quelqu’un dont l’habilitation est expirée ou manquante est signalé avant son arrivée.
Des rappels de renouvellement
Pour les prestations récurrentes, l’outil prévient en amont que le plan arrive à échéance. La mise à jour part du plan précédent, ce qui évite de tout ressaisir.
Les informations suivies
- Entreprise extérieure
- Nature et lieu des travaux
- Dates d’intervention
- Date de l’inspection commune préalable
- Risques liés à la coactivité
- Mesures de prévention
- Liste des intervenants
- Habilitations et dates de validité
- Signataires
- Statut du plan
Qui l’utilise
- Les acheteurs et les donneurs d’ordreIls lancent un plan dès qu’une prestation est commandée et suivent son avancement jusqu’à la signature.
- Le responsable sécuritéIl relit les risques, valide les habilitations et signe au nom de l’entreprise utilisatrice.
- Les entreprises extérieuresElles complètent leur partie, déposent les justificatifs de leurs intervenants et signent depuis leur espace.
- L’accueil du siteIl consulte chaque matin les intervenants attendus et leurs autorisations d’accès.
Le prompt pour créer l’outil
Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.
Créez un outil de plans de prévention pour notre site de 300 personnes qui accueille chaque mois une vingtaine d’entreprises extérieures. Le donneur d’ordre crée un plan à partir de notre modèle : entreprise, lieu, nature des travaux, dates, date de l’inspection commune préalable, risques de coactivité. L’entreprise extérieure reçoit un lien par e-mail et complète ses risques, ses moyens de secours et la liste de ses intervenants avec leurs habilitations, justificatifs en pièces jointes et dates de validité. Le responsable sécurité valide, puis le plan est signé en ligne par les deux parties et verrouillé. Prévenez 30 jours avant l’échéance d’un plan ou d’une habilitation. Chaque veille, envoie à l’accueil la liste des intervenants autorisés. Chaque prestataire ne voit que ses propres plans. Ajoutez un export de tous les plans en cours.
Le mettre en place avec Genipy
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Décrivez l’outil à l’IA
Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.
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Genipy le vérifie et le met en ligne
À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.
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Partagez-le comme un Google Doc
Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.
Les logiciels qu’il relie
L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.
GmailCréez cet outil avec nous, en démo
En 30 minutes, partez du vrai besoin de votre équipe : l’IA crée l’outil, Genipy le vérifie et le partage avec les bonnes personnes.
