Le registre du courrier entrant où chaque pli, recommandé et colis a un suivi

En bref

• Chaque courrier est photographié ou scanné à l’arrivée et rattaché à son destinataire.
• Les recommandés sont tracés jusqu’à la remise signée, avec leurs délais de réponse.
• Chacun reçoit un message quand un pli ou un colis l’attend à l’accueil.

Le problème aujourd’hui

Le courrier arrive le matin, la personne de l’accueil le trie à la main et note les recommandés dans un cahier. Pour un service éloigné, le pli attend dans un casier ; le destinataire ne sait pas qu’il existe et le délai pour répondre à un courrier officiel court quand même.

Quand quelqu’un demande si le recommandé de la semaine dernière est arrivé, il faut feuilleter le cahier. Un colis oublié, un pli remis à la mauvaise personne : les petites erreurs coûtent cher dans un organisme qui reçoit des actes de commissaire de justice, des courriers d’administrations ou des réclamations de clients. Un outil de gestion documentaire complet serait lourd pour cet usage.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Numéro d’enregistrement
• Date de réception
• Expéditeur
• Destinataire et service
• Nature (lettre, recommandé, colis)
• Numéro de suivi
• Échéance de réponse
• Date de remise et signataire

Qui l’utilise

• L’accueil et le courrierIls enregistrent chaque pli à l’arrivée, le distribuent et gardent la preuve de remise.
• Les destinatairesIls sont prévenus quand un courrier ou un colis les attend et le consultent en scan s’ils sont absents.
• Les responsables de serviceIls reçoivent les courriers officiels et suivent les délais de réponse à respecter.
• La directionElle retrouve rapidement un recommandé ou un courrier sensible, avec le détail de sa prise en charge.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de registre du courrier entrant pour une structure de 120 personnes répartie en 8 services. La personne de l’accueil prend le courrier en photo avec son téléphone ; l’outil lit l’expéditeur et le destinataire, propose le service et crée une fiche. Il distingue lettres simples, recommandés et colis. Pour un recommandé, saisis le numéro de suivi, le signataire et une échéance de réponse éventuelle, avec un rappel par e-mail au responsable trois jours avant. Le destinataire est prévenu par e-mail dès l’arrivée et confirme la réception d’un clic ; un rappel part pour les colis non retirés après cinq jours. Un destinataire absent peut demander l’ouverture et le scan de son pli. Chaque salarié ne voit que son courrier, l’accueil voit tout. Ajoutez une recherche par expéditeur, date ou numéro et un export mensuel des recommandés.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

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