Cas d’usage · Plannings et réservations
Le planning des sessions de formation qui réunit salles, formateurs et inscrits
Sessions, salles, formateurs et inscrits sur un seul calendrier : l’équipe voit les places restantes et les convocations partent seules. Votre IA crée l’outil, Genipy le teste et l’ouvre à votre équipe.
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En bref
- Un calendrier unique réunit les sessions, les salles et les formateurs de l’organisme.
- Les commerciaux voient les places restantes de chaque session avant de promettre une date.
- Les convocations partent automatiquement et une salle réservée deux fois est signalée dès la saisie.
Le problème aujourd’hui
Le planning des sessions tient souvent dans un tableur, doublé d’un agenda partagé pour les salles et d’un second fichier pour les inscrits. Quand une entreprise cliente annule, quelqu’un modifie l’un des trois et oublie les autres. La salle de 12 places est réservée deux fois ou le formateur se retrouve convoqué à deux endroits le même jour.
Côté commercial, impossible de savoir en temps réel s’il reste une place pour un stagiaire supplémentaire : on appelle l’assistante. Les convocations, elles, sont envoyées à la main, parfois la veille. Adopter une suite complète de gestion de formation pour régler ce seul point paraît disproportionné.
Ce que fait l’outil
Un calendrier de toutes les sessions
Une vue par mois ou par semaine, filtrable par formation, formateur, salle ou lieu. Chaque session affiche ses dates, son effectif prévu et son statut : à confirmer, confirmée, complète, annulée.
Les conflits évités à la saisie
Quand l’assistante planifie une session, l’outil vérifie que la salle est libre, que le formateur est disponible et que ses jours de congé sont respectés. Il alerte avant d’enregistrer un doublon.
Les places restantes en direct
Chaque session indique les places prises et les places libres, avec une liste d’attente quand elle est complète. Les commerciaux savent ce qu’ils peuvent proposer sans interrompre personne.
Les inscrits rattachés à la session
Les stagiaires, leur entreprise et leur financeur sont listés dans chaque session. Une inscription ou un désistement met à jour les effectifs et les prochaines étapes, sans ressaisie.
Des convocations envoyées toutes seules
Quelques jours avant le début, chaque stagiaire reçoit sa convocation par e-mail : dates, horaires, adresse de la salle et programme. Le formateur reçoit aussi sa feuille de route avec la liste des inscrits.
Une session annulée ou reportée en un geste
Si une session est reportée, l’outil prévient les inscrits, libère la salle et propose les prochaines dates disponibles. La coordinatrice garde la main sur le message avant envoi.
Les informations suivies
- Formation et référence
- Dates et horaires de la session
- Lieu ou salle
- Formateur
- Effectif minimum et maximum
- Stagiaires inscrits
- Liste d’attente
- Entreprise ou financeur
- Statut de la session
Qui l’utilise
- L’équipe de planificationElle crée les sessions, affecte salles et formateurs et envoie les convocations, avec les conflits signalés d’avance.
- Les commerciauxIls consultent les places restantes avant de proposer une date à un client et inscrivent les stagiaires.
- Les formateursIls voient leurs prochaines sessions, la salle et la liste des inscrits et signalent leurs indisponibilités.
- La directionElle repère les sessions qui ne se remplissent pas assez et les salles peu utilisées.
Le prompt pour créer l’outil
Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.
Créez un outil de planning des sessions de formation pour un organisme de 30 personnes qui dispose de 4 salles et de 15 formateurs, internes et indépendants. L’assistante crée des sessions avec formation, dates, horaires, salle, formateur, effectif minimum et maximum. L’outil refuse ou signale tout doublon de salle ou de formateur et tient compte des indisponibilités déclarées par les formateurs. Les commerciaux inscrivent des stagiaires, voient les places restantes et alimentent une liste d’attente quand la session est complète. Cinq jours avant le début, chaque stagiaire reçoit sa convocation par e-mail, et le formateur la liste des inscrits. Une session sous l’effectif minimum déclenche une alerte à la direction trois semaines avant. Ajoutez une vue calendrier par salle et un export du planning du trimestre.
Le mettre en place avec Genipy
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Décrivez l’outil à l’IA
Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.
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Genipy le vérifie et le met en ligne
À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.
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Partagez-le comme un Google Doc
Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.
Les logiciels qu’il relie
L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.
Google Agenda
Gmail
HubSpotCréez cet outil avec nous, en démo
En 30 minutes, partez du vrai besoin de votre équipe : l’IA crée l’outil, Genipy le vérifie et le partage avec les bonnes personnes.
