3Pour les collectivités
Le logiciel de votre collectivité, créé par vos services avec l’IA et vérifié
Demandes des habitants, salles, interventions, subventions : les outils que vos progiciels ne couvrent pas, vos services les décrivent à votre IA. Genipy les vérifie, les met en ligne et les partage avec les agents concernés.
01En bref
Quel logiciel choisir pour une collectivité ?
Une collectivité s’appuie sur des progiciels pour les fonctions encadrées : finances, paie, état civil, élections. Pour les besoins de ses services, comme les demandes des habitants, les réservations de salles ou les interventions techniques, elle a trois voies : un tableur partagé, un logiciel acheté ou un outil créé en interne avec l’IA, adapté à ses règles.
- Gardez vos progiciels pour les fonctions réglementées.
- Listez les tableurs que les services entretiennent à côté.
- Commencez par un service et un besoin précis.
- Notez quelles données personnelles l’outil contiendra.
- Décidez qui est Propriétaire de l’outil dans le service.
02Votre situation
Dans une collectivité, les progiciels couvrent l’essentiel, les services bricolent le reste
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Des tableurs pour tout ce qui n’est pas dans le progiciel
Le suivi des demandes d’intervention, les prêts de salles et la liste des véhicules vivent dans des fichiers que chaque service tient à sa façon.
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Des marchés longs pour de petits besoins
Même pour un petit montant, acheter un logiciel demande de définir le besoin, de comparer des offres puis d’attendre la mise en place. Pour un simple registre, l’effort paraît disproportionné.
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Peu de compétences techniques en interne
Dans une commune ou une intercommunalité, le service informatique est petit. Il ne peut pas créer un outil pour chaque service.
-
Des données d’habitants dans des fichiers sans contrôle
Une liste de demandes, de courriers ou de réservations circule par e-mail, sans droits d’accès ni historique de ce qui a changé.
Progiciel, tableur ou outil créé en interne : comment choisir un logiciel pour une collectivité ?
Un progiciel métier convient aux fonctions encadrées par des règles nationales : la comptabilité publique, la paie des agents, l’état civil, les élections. Conçu pour elles et suivi par un éditeur, il s’achète en général par un marché public. Inutile de le remplacer.
Le problème commence à côté : les demandes des habitants, la salle qu’une association veut réserver, le lampadaire à réparer, le dossier de subvention auquel il manque une pièce. Ces besoins sont trop propres au service pour un progiciel et trop sensibles pour rester dans un tableur envoyé par e-mail.
Passez chaque besoin au crible de quatre questions. Combien d’agents s’en servent ? Contient-il des informations sur des habitants ou des agents ? Qui doit modifier et qui seulement consulter ? Le besoin se retrouve-t-il dans beaucoup de communes ? Plus les réponses pèsent, plus l’outil mérite des droits d’accès, un historique et un responsable désigné.
Quel logiciel RGPD pour une commune ?
Aucun logiciel ne rend une commune conforme à lui seul. Le RGPD impose à toute structure publique de désigner un délégué à la protection des données et de tenir un registre de ses traitements. La CNIL conseille de commencer par les recenser : chaque tableur de demandes ou de réservations en est un.
Pour chaque outil, notez quelles informations il contient, dans quel but, qui y accède et combien de temps elles sont gardées. Une liste de demandes d’habitants ne devrait s’ouvrir qu’aux agents qui les traitent. Associez le délégué dès le départ : il vous évitera de refaire l’outil après coup.
Quels logiciels libres pour les collectivités ?
Beaucoup de collectivités choisissent des logiciels libres pour garder la maîtrise de leurs outils et partager les coûts. Des structures de mutualisation, comme l’Adullact, recensent des solutions déjà utilisées par d’autres collectivités. C’est le bon réflexe quand un besoin se retrouve dans beaucoup de communes.
Un logiciel libre reste à installer, à configurer et à héberger, ce qui prend du temps au service informatique. Pour un besoin propre à un service, comme le prêt de matériel aux associations d’une seule ville, un outil créé sur mesure par l’équipe elle-même est une option à comparer.
Comment l’IA est-elle utilisée dans les collectivités ?
Les usages les plus courants sont simples : rédiger ou résumer un courrier, classer les demandes arrivées par e-mail, préparer une réponse type, retrouver une délibération. Ils demandent un cadre écrit : quelles informations peuvent être confiées à l’IA, qui relit ce qu’elle produit, et quel agent garde la décision.
Une autre voie consiste à demander à l’IA de créer l’outil lui-même. Le service décrit son processus en français, teste le résultat avec deux collègues, demande des changements. Avant d’ouvrir l’outil à tous les agents, faites-le vérifier et fixez qui peut lire, modifier ou administrer.
03Avec Genipy
Avec Genipy, vos services créent l’outil, vous gardez le cadre
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Le service décrit, l’IA crée
Un agent explique à votre IA ce que la collectivité attend de l’outil, règles comprises. Il teste le résultat et réclame les ajustements en français.
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Genipy vérifie à chaque publication
Tests, contrôle des accès, passage dans un vrai navigateur : l’outil est vérifié avant que les agents l’ouvrent, à chaque nouvelle version.
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Chaque agent ouvre l’outil avec son rôle
Comme dans un Google Doc, on est Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. L’agent invité se connecte par e-mail ou par OAuth (Google, Microsoft, etc.) et chaque publication laisse une version.
04Le comparatif
Progiciel, tableur ou outil créé avec l’IA ?
| Critère | Progiciel métier acquis par marché public | Tableurs partagés entre services | L’IA et Genipy |
|---|---|---|---|
| Adapté aux règles du service | Oui, dans son domaine, par paramétrage | Oui, mais à la main | Oui : les règles sont dans le prompt |
| Délai pour un petit besoin | Celui de l’achat puis de la mise en place | Immédiat | Le temps de décrire et de tester |
| Droits d’accès par agent | Fins, définis par l’éditeur | Ceux du partage du fichier | Lecteur, Éditeur ou Propriétaire par outil |
| Historique des changements | Prévu dans le logiciel | L’historique des versions du fichier | Une version par publication, restaurable en un clic |
| Règles nationales du domaine | Intégrées et mises à jour par l’éditeur | À suivre à la main | Celles que le service décrit à l’IA |
| Qui le fait évoluer | L’éditeur, selon sa feuille de route | Celui qui connaît le fichier | Le service, en décrivant le changement à l’IA |
Gardez les progiciels pour les fonctions réglementées et créez à côté les outils de service qui n’ont pas de marché. Nos comparatifs : Alternative à Simplicité, Alternative à Excel, Alternative à Google Sheets, Alternative à Airtable.
05Exemples
Trois outils à créer cette semaine
Scénarios illustratifs : le début du prompt à donner à votre IA et qui ouvre l’outil une fois publié.
- Suivi de dossiers Suivi des interventions Un logiciel de suivi des interventions : technicien, date, photos, pièces utilisées et statut de la demande à la clôture, visibles par toute l’équipe.
Nous sommes une commune de 9 000 habitants. Créez le suivi des demandes des habitants pour les services techniques : chaque signalement a une adresse, une photo, une catégorie (voirie, éclairage, espaces verts) et une équipe et l’accueil voit où en est la demande quand un habitant rappelle.
Qui y a accèsLes services techniques en Éditeur, l’accueil en Lecteur, le directeur des services techniques en Propriétaire.
- Plannings et réservations Réservation de salles Un logiciel de réservation de salles de réunion avec capacité, équipement et planning partagé, que vos services généraux créent avec l’IA.
Créez la réservation des salles municipales : capacité, équipement, planning partagé, demande d’une association à valider par le service vie associative, avec un message de confirmation et un refus motivé.
Qui y a accèsLe service vie associative en Éditeur, les agents en Lecteur.
- Suivi de dossiers Suivi des subventions Un tableau de suivi des subventions pour association : demandes, montants accordés, dépenses justifiées, versements et comptes rendus à remettre.
Créez un suivi des subventions versées par la collectivité : chaque dossier a son association, son montant demandé, son montant voté, les pièces justificatives attendues, la date de versement et un rappel quand un compte rendu manque.
Qui y a accèsLes finances en Éditeur, la direction générale en Lecteur.
06Démarrer
Du service pilote à l’ouverture aux agents
-
Choisissez un service pilote
Prenez un service volontaire et un besoin simple, comme les salles ou les interventions. Évitez de commencer par des données sensibles.
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Fixez les règles
Avec la direction et le délégué à la protection des données, notez quelles informations l’outil contient et qui peut les voir.
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Publiez et invitez
Genipy contrôle l’outil puis le met en ligne ; invitez les agents, chacun avec son rôle.
07Pour votre DSI
La fiche à transmettre à votre DSI
Confiez cette fiche à votre service informatique, à votre DPO ou à votre secrétaire général : elle décrit les vérifications de Genipy et la façon dont les agents obtiennent leurs droits.
- Genipy est l’espace où les équipes publient et partagent les outils internes qu’elles créent avec l’IA, à partir d’un prompt.
- À chaque publication, Genipy vérifie l’outil : tests, contrôle des accès et passage dans un vrai navigateur, avant que quiconque l’ouvre.
- Chaque outil est privé : seules les personnes invitées l’ouvrent, avec un rôle Lecteur, Éditeur ou Propriétaire.
- La connexion se fait par e-mail ou par OAuth (Google, Microsoft, etc.) : pas de mot de passe partagé.
- Chaque publication garde une version : la précédente se réactive en un clic, sans perdre les informations saisies.
- Chaque outil range ses informations à part : un outil n’ouvre pas les données d’un autre.
- Les outils et leurs données sont hébergés en Europe sur Microsoft Azure. Nos sous-traitants sont listés dans la politique de confidentialité. Le reste se détaille en démo.
08Pour aller plus loin
Les pages qui vont avec
Les métiers
Secrétaires générauxDPO et responsables conformitéResponsables des services générauxGestionnaires de flotte automobile
Questions
Collectivités territoriales : vos questions
Qui est derrière Genipy
Christopher LafayCofondateur et CTO · Code depuis ses 9 ans.LinkedIn
Alexandre ReynalCofondateur et CEO · Avait les idées mais pas les compétences techniques pour les réaliser.LinkedIn
Ils ont créé Genipy pour que vous concrétisiez vos idées en toute sécurité, sans écrire de code. Posez-leur toutes vos questions pendant une démo de 30 minutes.
Réserver une démo01Faut-il remplacer nos progiciels ?
Non. Finances, paie, état civil et élections restent dans les progiciels prévus pour ces règles nationales. L’IA sert à créer les outils que les services tiennent aujourd’hui avec un tableur et leur messagerie : les demandes des habitants, les prêts de salles, les interventions des services techniques, le suivi des subventions.
02Faut-il passer un marché public pour ce type d’outil ?
Les règles de la commande publique s’appliquent quel que soit le montant. Depuis le 1er avril 2026, un achat de fournitures ou de services estimé sous 60 000 € HT peut se faire sans publicité ni mise en concurrence (article R2122-8 du code de la commande publique), à condition de choisir une offre pertinente et de bien utiliser les deniers publics. Votre service des marchés tranche ; nos tarifs sont publics pour qu’il puisse les étudier : 50 € HT par mois, facturé 600 € HT par an (offre partenaire fondateur).
03Quels sont les enjeux éthiques de l’IA pour les collectivités ?
Trois reviennent souvent : la transparence, la protection des données des habitants et la place de l’agent. Une décision individuelle prise sur le fondement d’un traitement algorithmique doit le mentionner à la personne, qui peut demander les règles appliquées (article L311-3-1 du code des relations entre le public et l’administration). Un agent relit et décide.
04Comment former les agents d’une collectivité à l’IA ?
Le CNFPT, qui forme les agents territoriaux, a lancé en 2025 une offre consacrée à l’IA. Complétez-la par la pratique : quelques agents volontaires décrivent à l’IA un outil de leur service, le testent avec leurs collègues, puis montrent le résultat aux autres services. Un outil utilisé chaque semaine convainc plus qu’une présentation générale.
05Où sont hébergées les données de nos habitants ?
Chaque outil est privé : seules les personnes invitées y entrent et il ne peut pas ouvrir les informations d’un autre outil du même espace. Vous pouvez donc séparer les services entre eux. Pour le lieu d’hébergement, la souveraineté et les certifications, posez la question en démo : ces points sont détaillés sur demande.
06Et si l’agent à l’origine de l’outil quitte la collectivité ?
L’outil continue de servir les agents du service. Vous nommez un autre agent Propriétaire, qui peut continuer à le faire évoluer avec l’IA. Chaque publication garde une version, donc si une modification pose problème, la précédente revient en un clic.
Montrez-nous le tableur que votre service tient à côté du progiciel.
En 30 minutes de visio gratuite, Alexandre et Christopher, les fondateurs, partent d’un de vos fichiers : l’IA crée l’outil, Genipy le vérifie et le partage avec vos agents.
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