Le suivi des apprenants pas à pas, de l’inscription à l’attestation de fin de formation

En bref

• Chaque apprenant a un parcours visible de l’inscription à l’attestation de fin de formation.
• Le financement, les présences et les évaluations sont réunis sur la même fiche.
• L’équipe sait tout de suite qui relancer : pièce manquante, absence, évaluation en retard.

Le problème aujourd’hui

Dans un centre de formation, le dossier d’un stagiaire se retrouve éparpillé : l’inscription dans un tableur, l’accord de financement dans une boîte e-mail, les feuilles de présence sur papier, les notes dans le classeur du formateur. Quand un financeur réclame un justificatif ou qu’un apprenti décroche, il faut tout reconstituer à la main.

Les relances dépendent de la mémoire de chacun et la préparation d’un audit demande des jours de recherche. Un grand logiciel de gestion de la formation couvre bien plus que ce dont vous avez besoin et il impose sa façon de découper un parcours, rarement la vôtre.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Nom et coordonnées
• Formation et session
• Dates d’entrée et de sortie
• Financeur et statut de l’accord
• Entreprise d’accueil
• Heures de présence
• Évaluations et compétences validées
• Documents du dossier
• Référent de l’apprenant
• Statut du parcours

Qui l’utilise

• Les chargés d’inscriptionIls ouvrent la fiche, réunissent les pièces et suivent la réponse des financeurs.
• Les formateursIls notent présences et évaluations depuis leur téléphone ou leur ordinateur, à la fin de chaque séance.
• Le responsable pédagogiqueIl repère les apprenants en difficulté et prépare les bilans de fin de session.
• La direction du centreElle suit les entrées, les sorties et les dossiers à risque sur l’ensemble des formations.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de suivi des apprenants pour notre centre de formation de 12 salariés, qui accueille environ 300 stagiaires et apprentis par an. Chaque apprenant a une fiche : coordonnées, formation, session, dates, financeur (entreprise, OPCO, CPF, personnel) avec statut de l’accord, entreprise d’accueil pour les apprentis, documents joints. Les formateurs saisissent les présences et les évaluations après chaque séance. Si un apprenant cumule trois absences, le référent reçoit un e-mail. Ajoutez des relances automatiques pour les pièces manquantes et l’enquête de satisfaction. Générez l’attestation de fin de formation en PDF à partir de la fiche. Les formateurs ne voient que leurs groupes ; l’équipe administrative voit tout. Prévoyez un export des présences par financeur.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Google Agenda
• Google Sheets