Le suivi des factures électroniques statut par statut, du dépôt à l’encaissement

En bref

• Chaque facture émise ou reçue a son statut : déposée, rejetée, refusée, approuvée, encaissée.
• Les rejets et les anomalies remontent dans une liste à traiter, avec un responsable.
• Le DAF voit où en est la bascule vers la facturation électronique.

Le problème aujourd’hui

Depuis septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir leurs factures sous forme électronique, et les grandes entreprises comme les ETI les émettent déjà ainsi ; les PME et les microentreprises suivront en septembre 2027. Les factures passent par des plateformes agréées, avec des statuts à surveiller, comme déposée, rejetée, refusée, approuvée, encaissée. Bien souvent, ce suivi tient encore dans un tableau Excel complété à la main et personne ne sait quelles factures ont bloqué en route.

Un rejet passé inaperçu retarde l’encaissement et une facture reçue qui n’est pas traitée à temps peut compliquer la déduction de la TVA ou le paiement du fournisseur. Les plateformes affichent chacune leurs statuts de leur côté, sans vue d’ensemble pour votre service ni les règles de relance propres à votre entreprise.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Sens (émise ou reçue)
• Numéro de facture
• Client ou fournisseur
• Montant TTC
• Date d’émission
• Statut actuel
• Date du dernier statut
• Motif de rejet
• Responsable du traitement
• Date d’encaissement ou de paiement

Qui l’utilise

• Les comptables clientsIls suivent les statuts des factures émises, corrigent les rejets et relancent quand un client tarde à approuver.
• Les comptables fournisseursIls traitent les factures reçues par voie électronique : contrôle, approbation, refus motivé ou transmission au paiement.
• Le responsable comptableIl répartit les rejets entre les membres de l’équipe, surveille les délais et repère les anomalies qui se répètent.
• Le DAFIl suit l’avancement de la bascule et l’effet des rejets sur l’encaissement, sans demander de tableau à personne.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de suivi des factures électroniques pour le service comptable d’une entreprise de 250 salariés, qui émet environ 500 factures par mois et en reçoit autant. Chaque facture a une fiche : sens (émise ou reçue), numéro, client ou fournisseur, montants, date, statut courant (déposée, mise à disposition, rejetée, refusée, approuvée, encaissée) et historique daté des changements de statut. Les statuts se mettent à jour à partir d’un fichier importé depuis notre plateforme de facturation ou à la main. Les factures rejetées ou refusées vont dans une liste à traiter avec le motif, un responsable et une échéance. Envoyez un e-mail au responsable pour toute facture sans retour après 5 jours et pour tout rejet non traité sous 48 heures. Ajoutez un tableau de bord avec la part de factures électroniques, les motifs de rejet et le délai moyen jusqu’au paiement. Le DAF et la comptabilité accèdent à tout.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Google Sheets