La préparation de la facturation clients à partir de ce que remontent les équipes

En bref

• Les équipes déclarent au fil du mois ce qui doit être facturé à chaque client.
• L’outil assemble les lignes et prépare une facture par client, selon le contrat.
• La comptabilité vérifie, puis envoie les factures d’un seul clic.

Le problème aujourd’hui

En fin de mois, la comptabilité envoie le même message à tout le monde : « Que faut-il facturer ? ». Les réponses arrivent en désordre, sous forme de tableaux Excel, de listes d’heures, de tickets de frais photographiés ou de messages WhatsApp. Il faut tout rapprocher des contrats, des tarifs négociés et des bons de commande avant de pouvoir émettre la première facture.

Les oublis ne se voient que des semaines plus tard, quand un client réclame ou qu’on s’aperçoit qu’une prestation n’a jamais été facturée. Les facturations en retard décalent l’encaissement. Un logiciel de facturation sait produire le document, mais il ne sait pas collecter ce que les équipes ont réellement fait.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Client
• Contrat ou bon de commande
• Date de la prestation
• Nature de la prestation
• Quantité ou heures
• Tarif appliqué
• Frais à refacturer
• Responsable de compte
• Statut de validation
• Mois de facturation

Qui l’utilise

• Les équipes opérationnellesConsultants, chauffeurs ou chargés d’affaires, ils déclarent leurs prestations et frais en quelques lignes, depuis l’ordinateur ou leur téléphone.
• Les responsables de compteIls relisent ce qui sera facturé à leurs clients et valident ou contestent les lignes avant que la comptabilité n’agisse.
• L’équipe comptableElle contrôle les brouillons, corrige les écarts, envoie les factures et transmet le détail au suivi des encaissements.
• La direction commercialeElle visualise ce qui reste à facturer par client et repère les prestations réalisées mais non encore déclarées.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de préparation de la facturation pour une société de services de 90 personnes qui facture environ 60 clients chaque mois. Les consultants déclarent au fil de l’eau leurs prestations : client, date, nature, heures ou quantité et frais à refacturer avec photo du justificatif. Chaque client a un contrat avec tarifs, forfaits, remises, numéro de commande et conditions de paiement. À la fin du mois, l’outil prépare un brouillon de facture par client en appliquant le contrat et signale les lignes sans contrat. Le responsable de compte valide les lignes de ses clients, puis la comptabilité contrôle, corrige et envoie. Les consultants ne voient que leurs saisies. Ajoutez un rappel par e-mail avant la clôture du mois, un export des factures validées pour notre logiciel de facturation et un tableau du reste à facturer.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• HubSpot
• Google Sheets