La relance des impayés en rappels gradués, sans fichier à éplucher chaque lundi

En bref

• Dès qu’une facture dépasse son échéance, l’outil prépare la relance qui correspond au retard.
• Le ton monte par paliers : rappel courtois, relance ferme, puis mise en demeure.
• Comptables et commerciaux voient les encours par client et l’historique des échanges.

Le problème aujourd’hui

Relancer un client, c’est d’abord retrouver qui n’a pas payé. On extrait la liste des factures, on la trie dans un tableur, on rédige un e-mail, on note dans une colonne la date d’envoi. Quand la semaine est chargée, la relance saute et une facture de trente jours en devient une de quatre-vingt-dix.

Les commerciaux, eux, ignorent souvent qu’un de leurs clients est en retard et appellent pour vendre à nouveau. Personne ne garde la mémoire des promesses de paiement. Les logiciels de recouvrement spécialisés visent souvent de gros volumes ; pour quelques centaines de clients, ils en font bien plus qu’il n’en faut.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Client
• Numéro de facture
• Montant TTC restant dû
• Date d’échéance
• Jours de retard
• Niveau de relance atteint
• Promesse de paiement
• Commercial responsable

Qui l’utilise

• La comptabilité clientsElle valide les relances, saisit les paiements reçus et suit les promesses de règlement.
• Les commerciauxIls sont prévenus quand l’un de leurs clients est en retard et règlent les litiges avec lui.
• Le responsable financierIl règle les délais et le ton des relances et suit les encours par client.
• La directionElle consulte le total des sommes dues et les clients les plus en retard.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de relance des factures impayées pour notre société de services, qui compte environ 300 clients. Je charge chaque semaine la liste des factures ouvertes (client, numéro, montant, échéance, commercial). Chaque matin, l’outil calcule les jours de retard et prépare la relance du bon niveau : rappel courtois à 5 jours, relance ferme à 30 jours, mise en demeure à 60 jours, avec des textes que l’IA rédige à partir de la facture. La comptabilité relit puis envoie par e-mail, avec la facture en pièce jointe. Gardez l’historique de chaque envoi, d’appel et de promesse de paiement. Permettez de marquer une facture en litige, ce qui suspend les relances et prévient le commercial. Ajoutez un tableau des encours par client et par tranche de retard et un export pour la direction financière.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Google Sheets
• Slack