La validation des factures fournisseurs dans un circuit clair, sans relance par e-mail

En bref

• Chaque facture fournisseur est envoyée au responsable qui a passé la commande.
• L’outil la compare à la commande et à la livraison avant de demander le bon à payer.
• La comptabilité ne règle que les factures validées et sait où se trouve chacune.

Le problème aujourd’hui

Les factures arrivent par e-mail, par courrier, parfois par un fournisseur qui renvoie la même trois fois. La comptabilité les transfère aux responsables, qui répondent entre deux réunions ou pas du tout. Résultat : des relances à répétition, des échéances qui approchent et personne ne sait qui détient quelle facture.

Pour savoir si la facture est juste, il faut encore retrouver le bon de commande et vérifier que la marchandise est bien arrivée. Ces vérifications se font à la main, dans des fichiers séparés. Un progiciel de gestion intégré sait le faire, mais le mettre en place pour ce seul circuit représente un chantier disproportionné.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Fournisseur
• Numéro et date de la facture
• Montant HT et TTC
• Date d’échéance
• Numéro de commande
• Service et responsable
• Statut de validation
• Motif de refus ou d’écart

Qui l’utilise

• La comptabilité fournisseursElle dépose les factures, suit leur avancement et prépare les paiements des factures validées.
• Les responsables de serviceIls reçoivent les factures liées à leurs commandes et donnent ou refusent leur bon à payer.
• Les acheteursIls vérifient les écarts de prix ou de quantité par rapport aux commandes qu’ils ont passées.
• La direction financièreElle valide les montants élevés et suit l’ensemble des factures en attente.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de validation des factures fournisseurs pour notre société d’environ 200 personnes. La comptabilité dépose les factures PDF ou les reçoit sur une adresse e-mail dédiée ; l’IA lit le fournisseur, le numéro, la date, l’échéance, le HT, la TVA et le TTC. L’outil cherche la commande correspondante et la réception, puis signale les écarts de prix ou de quantité. Il envoie la facture au responsable du service concerné pour un bon à payer, avec un second validateur au-delà de 5 000 euros. Le responsable approuve, refuse avec un motif ou pose une question. Sans réponse sous 3 jours, envoie un rappel par e-mail. Détectez les doublons. La comptabilité voit les factures par échéance et exporte chaque semaine la liste des factures validées à payer. Chaque responsable ne voit que ses factures.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Google Sheets
• Slack