Cas d’usage · Demandes et validations
La validation des paiements avec double signature, selon le montant
Chaque demande de virement passe par les bons validateurs, avec le RIB contrôlé et la pièce jointe. Vous fixez les règles, votre IA bâtit l’outil et Genipy le partage avec la finance et la direction.
PourDAFTrésoriers et credit managers
Aussi pourAutomatiser les processus
En bref
- Toute demande de virement est déposée dans l’outil, avec sa pièce justificative.
- Le nombre de validateurs dépend du montant, selon vos seuils.
- Un RIB inconnu ou modifié est signalé avant tout paiement.
Le problème aujourd’hui
Un paiement part souvent sur un e-mail transféré, un message de la direction ou un appel du fournisseur. La personne qui prépare le virement ne sait pas toujours si quelqu’un d’autre a vérifié la facture, ni si le RIB est bien celui du dernier paiement. Les accords se perdent dans les boîtes e-mail et les absences bloquent tout.
C’est exactement le terrain de la fraude au président et de la fraude au changement de RIB : une demande pressante, un interlocuteur crédible et personne pour dire stop. Les modules de signature des banques existent, mais ils ne portent pas votre règle interne, ni vos seuils, ni la pièce qui justifie la dépense.
Ce que fait l’outil
Une demande, une pièce, un motif
Le demandeur indique le bénéficiaire, le montant, le motif et dépose la facture ou le contrat. Sans pièce justificative, la demande ne peut pas partir en validation.
Des seuils de validation
Vous fixez vos règles : un validateur sous 2 000 euros, deux entre 2 000 et 20 000, le DAF et la direction au-delà. L’outil envoie la demande aux bonnes personnes, dans le bon ordre.
Un RIB contrôlé
L’outil compare l’IBAN au dernier utilisé pour ce bénéficiaire. Un nouveau RIB ou un RIB modifié déclenche une alerte et une vérification obligatoire par rappel au numéro connu.
Des validateurs remplaçants
Quand un validateur est absent, ses demandes passent à son suppléant désigné. Les paiements urgents ne restent plus bloqués dans une boîte e-mail pendant les congés.
Une trace de chaque décision
Qui a demandé, qui a validé, quand, avec quel commentaire : tout est conservé. Un refus doit être motivé et la décision se retrouve en quelques secondes en cas de question.
Un fichier de virements prêt à charger
Les paiements validés sont regroupés dans un fichier au format attendu par votre banque, à déposer sur son portail. Le trésorier garde la main sur la date d’exécution.
Les informations suivies
- Demandeur
- Bénéficiaire
- Montant
- Motif du paiement
- Pièce justificative
- IBAN
- Contrôle du RIB
- Niveau de validation requis
- Validateurs et décisions
- Date d’exécution
Qui l’utilise
- Les demandeursComptables ou responsables de service, ils déposent la demande avec sa pièce et suivent son avancement sans relancer personne.
- Les validateursResponsables, DAF ou dirigeants, ils consultent la pièce, l’alerte éventuelle sur le RIB, puis valident ou refusent avec un commentaire.
- Le trésorierIl récupère les paiements validés, prépare le fichier de virements et le dépose sur le portail de la banque.
- La direction généraleElle fixe les seuils et les délégations et consulte l’historique des décisions quand elle le souhaite.
Le prompt pour créer l’outil
Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.
Créez un outil de validation des paiements pour une entreprise de 200 salariés. Un demandeur du service comptable ou d’un autre service saisit une demande de virement : bénéficiaire, montant, motif, IBAN et pièce jointe obligatoire (facture ou contrat). Le circuit dépend du montant : un validateur jusqu’à 2 000 euros, deux entre 2 000 et 20 000 euros, DAF et directeur général au-delà. Chaque validateur peut avoir un suppléant en cas d’absence. L’outil compare l’IBAN au dernier IBAN connu du bénéficiaire et, en cas de changement, bloque la demande jusqu’à une vérification notée par un comptable. Chaque validation ou refus est horodaté et commenté. Le demandeur ne peut pas valider sa propre demande. Envoyez des notifications par e-mail et un rappel après 24 heures sans réponse. Ajoutez un export des virements validés pour notre banque et un historique consultable par le DAF.
Le mettre en place avec Genipy
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Décrivez l’outil à l’IA
Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.
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Genipy le vérifie et le met en ligne
À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.
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Partagez-le comme un Google Doc
Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.
Les logiciels qu’il relie
L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.
Gmail
SlackCréez cet outil avec nous, en démo
En 30 minutes, partez du vrai besoin de votre équipe : l’IA crée l’outil, Genipy le vérifie et le partage avec les bonnes personnes.
