Le registre des délégations de pouvoirs pour savoir qui peut signer quoi, toujours à jour

En bref

• Chaque délégation indique son titulaire, son périmètre, son montant maximal et sa durée.
• Le titulaire reçoit sa délégation par e-mail et l’accepte en ligne, avec la date gardée.
• Un changement de poste ou une fin de contrat déclenche la révision des délégations concernées.

Le problème aujourd’hui

Dans une usine ou une entreprise du bâtiment, le dirigeant ne peut pas tout signer. Il confie à un directeur de site ou à un chef de chantier le pouvoir de commander, de signer un contrat ou de faire respecter les règles de sécurité. Les lettres de délégation dorment dans un classeur, parfois sans la signature du titulaire, et personne ne sait lesquelles sont encore valables.

Le jour où un directeur change de poste ou quitte l’entreprise, sa délégation reste en vigueur sur le papier. Quand un banquier, un client ou l’inspection du travail demande qui avait le pouvoir de signer, la recherche prend des heures. Un logiciel juridique complet est démesuré pour ce besoin.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Délégant
• Délégataire
• Poste et site
• Périmètre de la délégation
• Montant maximal
• Moyens et autorité confiés
• Date de début et de fin
• Date d’acceptation
• Lettre signée en pièce jointe

Qui l’utilise

• La direction généraleElle décide des délégations, les signe en tant que délégant et vérifie qui peut engager l’entreprise.
• Le service juridiqueIl rédige et suit les lettres, relance les acceptations et révise les délégations à chaque changement.
• Les RHElles déclarent les mouvements de personnel qui entraînent la révision d’une délégation.
• Les délégatairesIls lisent leur délégation, l’acceptent en ligne et retrouvent à tout moment l’étendue de leurs pouvoirs.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un registre des délégations de pouvoirs et de signature pour notre entreprise de 300 salariés, répartie sur 4 sites industriels et 12 chantiers. Pour chaque délégation, enregistre le délégant, le délégataire, son poste et son site, le périmètre (achats, signature de contrats, sécurité, embauches), le montant maximal, la date de début et la date de fin éventuelle, avec la lettre signée en pièce jointe. À partir de la fiche, génère un modèle de lettre. Le délégataire reçoit la lettre par e-mail et l’accepte en ligne ; gardez la date d’acceptation. Quand les RH déclarent une mutation ou un départ, signale au juridique les délégations à réviser. Rappelez chaque échéance 2 mois avant la fin. Ajoutez une recherche par personne, site et montant, et un historique de toutes les délégations passées. Seuls la direction et le juridique modifient.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

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