Secrétaires généraux : instances, contrats et échéances, sans rien laisser filer

1. Lundi

   Le conseil du mois prochain

   L’ordre du jour change trois fois, les pièces arrivent en retard et vous relancez chaque direction par un message séparé.

   L’outilPréparation du conseil d’administration

2. Mardi

   Le bail, l’assurance, le contrat de maintenance

   Chaque contrat a sa date de renouvellement et son préavis. Le tableur existe, mais il n’a prévenu personne à temps.

   L’outilSuivi des contrats et échéances

3. Mercredi

   Une signature à autoriser

   On vous demande qui peut engager l’entreprise jusqu’à quel montant. Le document de référence est dans un dossier que vous seul retrouvez.

   L’outilDélégations de pouvoirs

4. Jeudi

   Le contrôle de l’ascenseur, des extincteurs et de l’alarme

   Les dates de vérification sont chez les prestataires, les observations restent ouvertes et personne ne vous a rien rappelé.

   L’outilVérifications périodiques obligatoires

5. Vendredi, matin

   Ce qui change dans les textes

   Vous lisez la presse spécialisée entre deux rendez-vous, sans savoir quelle nouveauté touche réellement vos activités.

   L’outilVeille réglementaire

6. Fin de trimestre

   Les risques que chaque service déclare

   Chaque direction envoie sa liste à son format. La carte d’ensemble n’existe que le jour de la présentation.

   L’outilCartographie des risques

• Le dossier partagé des instances

  Très bien pourRanger les convocations, procès-verbaux et pièces par séance.

  Ça coinceQuand il faut savoir qui a rendu quoi et que seul le nom du fichier le dit.

• Un tableur des contrats

  Très bien pourLister les échéances, les préavis et les montants.

  Ça coinceQuand il ne prévient personne : la date passe, sans que rien ne bouge.

• L’agenda de rappels

  Très bien pourPoser une alerte sur un jour précis.

  Ça coinceQuand l’alerte reste dans votre agenda, alors que l’action revient à un autre service.

• Les échanges avec le cabinet d’avocats

  Très bien pourObtenir un avis précis sur un point de droit.

  Ça coinceQuand il faut ensuite suivre l’action en interne et la clore avec les bons responsables.

Genipy ne remplace ni vos avocats ni votre logiciel de gestion juridique : il suit ce qui court entre deux avis.

1. Lundi

   À trois semaines du conseil, il constate que la moitié des pièces manque et qu’il ignore auprès de qui relancer.

2. Mardi

   Il décrit son processus à Claude Code, en partant du prompt ci-dessus : qui dépose quoi, avant quelle date, et qui doit être prévenu.

3. Mercredi

   Il essaie l’outil avec le dernier conseil et demande deux changements : un onglet pour les pouvoirs reçus et un rappel automatique à la veille de la date limite.

4. Jeudi

   Après le contrôle de Genipy, l’outil est en ligne. Directions et administrateurs reçoivent leur invitation par e-mail, chacun avec son rôle.

5. Au conseil suivant

   Il ajoute le suivi des actions décidées. Genipy publie cette version et garde la précédente, réactivable d’un clic.

• Préparation du conseil d’administration Documents et automatisations Préparation du conseil d’administration Ordre du jour, pièces, convocations et procès-verbal au même endroit, avec les retards visibles.
• Suivi des contrats et échéances Fichiers et registres Suivi des contrats et échéances Chaque contrat prévient les bonnes personnes avant son préavis, pas le lendemain.
• Délégations de pouvoirs Fichiers et registres Délégations de pouvoirs Qui signe quoi, jusqu’à quel montant : un registre à jour, que vous consultez en quelques secondes.
• Cartographie des risques Tableaux de bord Cartographie des risques Chaque service note ses risques et vous obtenez la carte d’ensemble sans refaire les tableaux.
• Veille réglementaire Assistants IA Veille réglementaire L’IA repère les textes qui touchent votre activité et confie chaque action au bon service.
• Vérifications périodiques obligatoires Contrôles et checklists Vérifications périodiques obligatoires Chaque vérification a sa date, son prestataire et ses observations à lever, avec un rappel avant l’échéance.
• Suivi des contentieux Suivi de dossiers Suivi des contentieux Parties, avocat, audiences et sommes en jeu réunis, avec une vue claire pour la direction.
• Plan d’actions Suivi de dossiers Plan d’actions Les décisions de chaque instance deviennent des actions avec un responsable et une date.

• Le président et la direction généraleLecteurIls suivent l’état des dossiers du conseil et des échéances qui comptent.
• Les directions des sociétésÉditeurElles déposent leurs pièces, lèvent leurs observations et mettent à jour leurs risques.
• Les administrateursLecteurIls reçoivent la convocation par e-mail et consultent les pièces de leur séance, rien d’autre.
• L’avocat de l’entreprise ou le juriste interneÉditeurIl donne son avis sur un contrat ou un litige, dans le même outil que le reste.

Si le poste change de titulaire, le suivant reçoit la propriété des outils et tout leur historique.

• Direction généraleTableau de bord, conseil d’administration, investissements, délégations : la direction pilote avec ses propres outils, créés avec l’IA et partagés sur Genipy.
• Dirigeants de PME et d’ETITableau de bord dirigeant : chiffre d’affaires, trésorerie, commandes et objectifs sur une page, créé avec l’IA par les dirigeants de PME et d’ETI.
• Assistants de directionLes outils d’assistante de direction que vous créez avec l’IA : déplacements, comptes rendus, comités, conseil, signatures, partagés en ligne avec Genipy.
• Juristes d’entrepriseUn outil de suivi des contrats qui prévient avant chaque préavis, plus la relecture, les délégations et les litiges : créés avec l’IA, partagés avec Genipy.
• Responsables des services générauxUn logiciel services généraux à votre mesure : vérifications obligatoires, contrats, pannes, énergie, créé avec l’IA et partagé grâce à Genipy.

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