Cas d’usage · Fichiers et registres
La gestion des contrats avec une alerte avant chaque préavis, dans un outil partagé
Chaque contrat, sa date de renouvellement et son préavis, au même endroit, avec une relance avant la date limite. Votre IA construit l’outil d’après votre description ; Genipy le vérifie et l’ouvre aux achats, aux commerciaux et au juridique.
PourResponsables grands comptesAcheteursResponsables achatsResponsables logistiqueJuristes d’entrepriseSecrétaires générauxResponsables des services générauxGestionnaires de flotte automobile
Aussi pourAdeptes du vibe codingUtilisateurs de Claude CodeShadow IT et shadow AIVibe coding en entreprise
En bref
- Tous les contrats de l’entreprise sont réunis dans une liste que le juridique, les achats et les commerciaux consultent.
- Une relance part par e-mail avant chaque date de préavis, pour ne plus laisser filer une tacite reconduction.
- Chaque contrat garde son PDF signé, son responsable et l’historique de ses avenants.
Le problème aujourd’hui
Les contrats dorment dans des dossiers partagés, des boîtes e-mail et quelques classeurs. Le fournisseur de maintenance, le bail, l’abonnement logiciel, le contrat d’un gros client : chacun a sa date, son préavis et sa clause de reconduction, notés dans un tableau que personne ne regarde avant qu’il soit trop tard.
Résultat, un contrat se renouvelle un an de plus parce que la lettre de résiliation est partie avec trois jours de retard ou une remise négociée disparaît sans que le commercial ait été prévenu. Une suite de gestion contractuelle complète en fait souvent bien plus que nécessaire : il faut d’abord une liste fiable et des alertes qui partent à temps.
Ce que fait l’outil
Une fiche par contrat
Cocontractant, objet, montant, dates de début et de fin, durée de reconduction et préavis : tout est saisi une fois, avec le PDF signé joint à la fiche.
Le calcul des dates limites
L’outil déduit de la date de fin et du préavis le dernier jour pour résilier ou renégocier. Les contrats à tacite reconduction remontent en tête de liste.
Des relances avant l’échéance
Le responsable du contrat reçoit un e-mail trois mois, un mois puis une semaine avant la date limite. Vous choisissez ces délais selon le type de contrat.
Les avenants et l’historique
Chaque avenant s’ajoute à la fiche avec sa date et son document. On retrouve ce qui a changé et qui l’a signé, sans fouiller dans les e-mails.
Des vues par équipe
Les achats voient leurs fournisseurs, les commerciaux leurs clients, le juridique l’ensemble. Une vue calendrier montre les échéances du trimestre à venir.
Un export pour les revues
Avant un comité ou un audit, vous sortez la liste des contrats par échéance, par montant ou par responsable, dans un fichier que l’on peut projeter ou envoyer.
Les informations suivies
- Cocontractant
- Type de contrat
- Objet et montant
- Date de signature
- Date de fin
- Reconduction tacite oui ou non
- Durée du préavis
- Dernier jour pour résilier
- Responsable interne
- Document signé
Qui l’utilise
- Le service juridiqueIl crée les fiches, vérifie les clauses de reconduction et garde la vue d’ensemble de tous les contrats en cours.
- Les acheteursIls suivent les contrats fournisseurs, reçoivent les relances et décident de renégocier ou de résilier à temps.
- Les commerciauxIls consultent les contrats de leurs clients et préparent les renouvellements bien avant la date limite.
- La directionElle regarde les échéances du trimestre et les engagements financiers qui arrivent à terme.
Le prompt pour créer l’outil
Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.
Créez un outil de suivi des contrats et de leurs échéances pour notre entreprise de 150 personnes. Chaque contrat a une fiche : cocontractant, type (fournisseur, client, bail, assurance, abonnement), objet, montant annuel, date de signature, date de fin, reconduction tacite oui ou non, durée du préavis en jours, responsable interne et PDF signé en pièce jointe. L’outil calcule automatiquement le dernier jour pour résilier et envoie un e-mail au responsable trois mois, un mois et une semaine avant, avec une copie au juridique. On doit pouvoir ajouter des avenants. Les acheteurs ne voient que les contrats fournisseurs, les commerciaux que les contrats clients, le juridique voit tout. Ajoutez une vue calendrier des échéances, une recherche par cocontractant et un export de la liste.
Le mettre en place avec Genipy
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Décrivez l’outil à l’IA
Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.
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Genipy le vérifie et le met en ligne
À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.
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Partagez-le comme un Google Doc
Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.
Les logiciels qu’il relie
L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.
Gmail
Google AgendaCréez cet outil avec nous, en démo
En 30 minutes, partez du vrai besoin de votre équipe : l’IA crée l’outil, Genipy le vérifie et le partage avec les bonnes personnes.
