Cas d’usage · Fichiers et registres
Le suivi des cautions et garanties pour demander la mainlevée à temps
Chaque caution, garantie et retenue figure dans un registre avec son échéance et son montant. Votre IA le construit d’après votre description et Genipy l’ouvre à la finance et au juridique, rappels compris.
En bref
- Toutes les cautions et retenues de garantie sont réunies dans un seul registre partagé.
- Chaque échéance déclenche un rappel pour réclamer la mainlevée ou la libération des fonds.
- La finance voit les sommes immobilisées et les frais bancaires, affaire par affaire.
Le problème aujourd’hui
Caution de soumission, garantie de restitution d’acompte, garantie de bonne fin, retenue sur un marché de travaux : chaque engagement a sa banque, son montant, sa date et son bénéficiaire. Les originaux dorment dans un classeur, la liste vit dans un tableur que seul un collègue tient à jour et les échéances se retrouvent par hasard.
Faute de relance, on oublie de réclamer une mainlevée, les frais bancaires continuent de courir et de l’argent reste bloqué plusieurs mois de trop. Un logiciel de trésorerie complet n’est pas fait pour suivre ces papiers et le tableur partagé atteint vite ses limites dès que plusieurs personnes y touchent.
Ce que fait l’outil
Un registre unique
Chaque caution ou garantie est enregistrée avec son type, la banque ou l’assureur, le bénéficiaire, le montant, les dates et l’affaire concernée. Le PDF de l’acte est joint à la fiche.
Les échéances sous surveillance
L’outil alerte à 90, 60 et 30 jours des dates clés : fin de garantie, fin du délai de parfait achèvement, expiration de la caution. Les personnes à prévenir sont choisies par type d’engagement.
La mainlevée préparée
À l’approche de l’échéance, l’IA rédige le courrier de demande de mainlevée ou de libération de la retenue, prêt à relire et à envoyer au client ou au maître d’ouvrage.
L’argent immobilisé en vue
Un tableau montre les montants bloqués par client, par banque et par échéance, et le coût des commissions. La trésorerie sait ce qui revient et à quelle date.
Les retenues de garantie rattachées
Les retenues pratiquées sur les situations de travaux sont suivies avec leur date de libération. Une retenue remplacée par une caution bancaire est signalée, pour éviter le double compte.
L’historique de chaque engagement
Prorogation, réduction du montant, mainlevée obtenue : chaque événement est daté et rattaché à la fiche, avec l’auteur de la modification et les pièces reçues.
Les informations suivies
- Type de garantie
- Affaire ou contrat
- Bénéficiaire
- Banque ou assureur
- Montant garanti
- Date d’émission
- Date d’échéance
- Statut de la mainlevée
- Commission annuelle
Qui l’utilise
- La trésorerieElle enregistre les cautions émises, suit les sommes immobilisées et les commissions payées aux banques.
- Le service juridiqueIl vérifie les termes des garanties, rédige les demandes de mainlevée et conserve les actes.
- Les responsables d’affaireIls consultent les garanties de leurs chantiers et signalent la réception qui déclenche la libération.
- La direction financièreElle suit le total des engagements donnés et les lignes de caution utilisées auprès des banques.
Le prompt pour créer l’outil
Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.
Créez un registre de suivi des cautions et garanties pour notre entreprise de travaux et d’ingénierie. Chaque fiche contient : type (caution de soumission, restitution d’acompte, bonne fin, retenue de garantie), affaire, client bénéficiaire, banque ou assureur, montant, date d’émission, date d’échéance, date prévue de mainlevée, commission annuelle et PDF de l’acte. Les retenues de garantie des chantiers sont aussi listées, avec leur date de libération. Envoyez des rappels par e-mail à 90, 60 et 30 jours de l’échéance à la trésorerie, au juridique et au responsable d’affaire. Préparez avec l’IA un courrier de demande de mainlevée à relire avant envoi. Affichez un tableau des montants immobilisés par client et par banque, avec les lignes de caution utilisées, et un export Excel. La finance et le juridique modifient ; les responsables d’affaire consultent seulement leurs affaires.
Le mettre en place avec Genipy
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Décrivez l’outil à l’IA
Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.
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Genipy le vérifie et le met en ligne
À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.
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Partagez-le comme un Google Doc
Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.
Les logiciels qu’il relie
L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.
Gmail
Google AgendaCréez cet outil avec nous, en démo
En 30 minutes, partez du vrai besoin de votre équipe : l’IA crée l’outil, Genipy le vérifie et le partage avec les bonnes personnes.
