Cas d’usage · Tableaux de bord
Le tableau de bord des achats à jour pour la direction comme pour les acheteurs
Chaque euro dépensé est rangé par fournisseur, famille d’achat et site et les économies négociées se suivent au même endroit. Votre IA construit ce tableau de bord à partir de votre description ; Genipy le vérifie et l’ouvre aux acheteurs, à la finance et à la direction.
En bref
- Les dépenses se lisent par fournisseur, par famille d’achat et par site, sans retraiter de fichier.
- Les économies obtenues sont comparées aux prix de référence, négociation après négociation.
- La direction repère les fournisseurs dont l’entreprise dépend trop, avant que cela devienne un risque.
Le problème aujourd’hui
Le suivi des achats se fait souvent à la main. Chaque début de mois, un acheteur exporte les factures de la comptabilité, les colle dans un classeur Excel, reclasse les lignes par famille et envoie le résultat par e-mail. Le chiffre est déjà ancien quand la direction le lit et personne n’est sûr que la version reçue soit la bonne.
Les économies annoncées lors des négociations se perdent dans des présentations et les fournisseurs écrits de trois façons différentes faussent les totaux. Un logiciel d’analyse de la dépense séduit sur le papier, mais il demande des mois de paramétrage pour un besoin qui tient en quelques vues claires.
Ce que fait l’outil
Les dépenses par fournisseur
Un classement des fournisseurs par montant payé sur la période choisie. On voit tout de suite les dix premiers, leur poids dans le total et leur évolution d’un mois ou d’une année à l’autre.
Une lecture par famille d’achat
Emballages, transport, informatique, prestations de service : chaque dépense est rangée dans sa famille. L’IA propose le rangement des lignes et l’acheteur corrige quand elle se trompe.
Une vue par site
Usine, agence, entrepôt ou magasin : chaque site retrouve ses propres achats. La direction compare les sites entre eux et repère ceux qui paient plus cher le même produit.
Le suivi des économies
L’acheteur déclare le prix de départ et le prix négocié. L’outil calcule l’économie annuelle attendue puis la compare à ce qui a vraiment été facturé ensuite.
Les dépendances fournisseurs
Quand un fournisseur pèse trop lourd dans une famille d’achat, l’outil le signale. Vous fixez le seuil de vigilance et il prévient la direction par e-mail s’il est dépassé.
Un point mensuel prêt à partager
Chaque mois, l’outil envoie aux personnes concernées un résumé de la période. Les chiffres s’exportent aussi dans un fichier pour la réunion de direction.
Les informations suivies
- Fournisseur
- Famille d’achat
- Site concerné
- Montant de la dépense
- Période
- Prix de référence
- Prix négocié
- Économie réalisée
- Acheteur responsable
Qui l’utilise
- Les acheteursIls rangent leurs dépenses, déclarent les économies négociées et suivent leurs fournisseurs principaux.
- La direction généraleElle consulte les grandes masses de dépenses et les risques de dépendance avant ses arbitrages.
- La financeElle charge les factures payées et vérifie que les totaux de l’outil concordent avec la comptabilité.
- Les responsables de siteIls suivent les achats de leur site et les comparent à ceux des autres sites du groupe.
Le prompt pour créer l’outil
Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.
Créez un tableau de bord des achats pour notre entreprise de 300 personnes, avec 4 sites et une équipe de 5 acheteurs. L’outil importe chaque mois un fichier des factures fournisseurs payées (fournisseur, date, montant, site, famille d’achat). Il affiche les dépenses par fournisseur, par famille et par site, avec l’évolution par rapport à l’an dernier. Chaque acheteur peut déclarer une économie : prix de départ, prix négocié, volume annuel. L’outil la compare ensuite aux factures réelles. Ajoutez une alerte quand un fournisseur dépasse 30 % des dépenses d’une famille. Les acheteurs voient leurs fournisseurs, les responsables de site leur site, la direction et la finance voient tout. Envoyez un résumé par e-mail le premier lundi du mois et proposez un export du tableau.
Le mettre en place avec Genipy
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Décrivez l’outil à l’IA
Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.
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Genipy le vérifie et le met en ligne
À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.
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Partagez-le comme un Google Doc
Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.
Les logiciels qu’il relie
L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.
Google Sheets
GmailCréez cet outil avec nous, en démo
En 30 minutes, partez du vrai besoin de votre équipe : l’IA crée l’outil, Genipy le vérifie et le partage avec les bonnes personnes.
