Les demandes d’investissement chiffrées, validées et suivies dans l’enveloppe annuelle

En bref

• Chaque demande décrit le besoin, le montant, les devis et l’intérêt pour l’entreprise.
• Elle passe devant les bonnes personnes selon son montant et chacune répond en ligne.
• La finance voit ce qui reste dans l’enveloppe de l’année, site par site.

Le problème aujourd’hui

Le responsable d’atelier a besoin d’une nouvelle presse, le responsable d’exploitation de trois camions. Il écrit un e-mail, joint un devis, relance le directeur, puis la finance demande un deuxième devis et un calcul de rentabilité. Les demandes s’empilent dans les boîtes de réception, sans ordre ni priorité.

Au moment du comité, la direction doit arbitrer sans savoir ce qui a déjà été accordé cette année ni ce qu’il reste du budget. Un module d’achat dans un grand logiciel de gestion traite les commandes, pas ces dossiers qui demandent un argumentaire et une décision collective.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Demandeur et site
• Nature de l’investissement
• Description du besoin
• Montant estimé
• Devis joints
• Gain attendu
• Niveau de priorité
• Décision et motif

Qui l’utilise

• Les chefs d’atelier et responsables d’exploitationIls déposent leurs demandes, joignent les devis et les photos, puis suivent l’avancement jusqu’à la mise en service.
• Les directeurs de siteIls classent les demandes de leur site par priorité et valident celles qui sont sous leur seuil.
• La financeElle contrôle les montants, compare les devis et surveille l’enveloppe annuelle de chaque site.
• La direction généraleElle arbitre les gros dossiers lors du comité d’investissement et garde la trace de ses décisions.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de demandes d’investissement pour notre entreprise de 400 salariés, avec 3 usines et 2 plateformes logistiques. Le chef d’atelier ou le responsable d’exploitation remplit une demande : nature (machine, véhicule, travaux, matériel informatique), description du besoin, montant estimé, date souhaitée, gain attendu, priorité, et joint jusqu’à 3 devis. Le circuit dépend du montant : moins de 5 000 euros, le directeur de site valide ; de 5 000 à 50 000 euros, le directeur de site puis la finance ; au-delà, la direction générale décide aussi. Chaque valideur reçoit un e-mail et répond par accord, refus ou question. Suivez l’enveloppe annuelle par site et par famille et signalez tout dépassement avant la validation. Après accord, suis les étapes : commande, livraison, mise en service. Prévoyez un export des demandes de l’année et un affichage sur téléphone.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Slack
• Google Sheets