Responsables achats : piloter les dépenses sans attendre le fichier de chacun

1. Lundi, 9 h

   Le point de la semaine avec votre équipe

   Chaque acheteur arrive avec son fichier et ses propres colonnes. Vous passez la réunion à rapprocher les chiffres au lieu de décider.

   L’outilTableau de bord des achats

2. Mardi

   Des demandes à valider au-dessus de votre seuil

   Elles arrivent par e-mail, parfois sans budget ni justification. Vous répondez entre deux réunions, sans trace de ce qui a été accordé.

   L’outilDemandes d’achat

3. Mercredi

   Une revue annuelle avec un fournisseur important

   Les retards et les litiges de l’année sont éparpillés entre les e-mails des acheteurs. Vous arrivez à la table avec des impressions plutôt que des faits.

   L’outilÉvaluation des fournisseurs

4. Jeudi

   Des contrats à renégocier avant leur échéance

   Personne n’a de vue d’ensemble des préavis. Le contrat de maintenance se reconduit pour un an, sans que personne n’ait comparé le marché.

   L’outilSuivi des contrats et échéances

5. Vendredi

   Le budget que le contrôle de gestion vous demande

   Vous recopiez les dépenses engagées par service dans le fichier du contrôle de gestion, alors que les chiffres ont déjà bougé.

   L’outilSuivi budgétaire par service

6. Fin de mois

   Les dépenses de grande valeur à justifier

   La direction demande pourquoi un investissement est validé et comment il est chiffré. La réponse est dispersée dans trois conversations.

   L’outilDemandes d’investissement

• L’ERP et la comptabilité

  Très bien pourEnregistrer les commandes et les factures, sortir des états de dépenses.

  Ça coinceQuand il faut croiser les dépenses avec les contrats, les avis de qualité et les économies annoncées.

• Excel ou Google Sheets

  Très bien pourMonter un suivi sur mesure en quelques heures, le mettre en forme pour la direction.

  Ça coinceQuand vous le reconstruisez chaque mois, que les formules cassent et qu’une version en cache l’autre.

• Un outil de gestion de projets

  Très bien pourSuivre l’avancement d’un appel d’offres ou d’un changement de fournisseur.

  Ça coinceQuand le même sujet exige des montants, des seuils, des validations et un historique que l’outil ne gère pas.

• PowerPoint pour les revues de direction

  Très bien pourRaconter les résultats de l’année aux dirigeants.

  Ça coinceQuand les chiffres sont copiés la veille, déjà périmés le jour de la présentation.

Genipy ne remplace ni votre ERP ni vos fichiers : il vous donne le tableau de bord et les circuits qui les relient.

1. Fin du mois

   Il consolide les fichiers de ses acheteurs pour la direction et découvre, trop tard, qu’une famille a dépassé son budget depuis six semaines.

2. Lundi

   Il copie le prompt ci-dessus dans Claude Code, remplace les familles par les siennes et indique les trois personnes à prévenir en cas de dépassement.

3. Lundi après-midi

   Il teste l’outil avec les chiffres du trimestre et réclame deux ajouts, formulés comme à un acheteur de son équipe : une colonne pour les engagements à venir et une couleur pour les familles trop dépendantes d’un fournisseur.

4. Mercredi

   Le tableau de bord passe les contrôles de Genipy avant d’ouvrir. Il invite ses acheteurs en Éditeur, la direction et le contrôle de gestion en Lecteur : tous se connectent avec le lien reçu par e-mail.

5. Au trimestre suivant

   Avant les revues fournisseurs, il greffe au tableau de bord une note par fournisseur. Cette publication crée une nouvelle version ; celle d’avant reste disponible et se rétablit en un clic.

• Tableau de bord des achats Tableaux de bord Tableau de bord des achats Dépenses, économies validées et dépendances fournisseurs lisibles à tout moment, sans consolidation de fin de mois.
• Demandes d’achat Demandes et validations Demandes d’achat Chaque demande arrive avec son budget, son seuil de validation et la trace de votre réponse.
• Demandes d’investissement Demandes et validations Demandes d’investissement Les dépenses de grande valeur chiffrées, justifiées et suivies sur l’enveloppe annuelle.
• Évaluation des fournisseurs Tableaux de bord Évaluation des fournisseurs Des revues fournisseurs qui reposent sur les délais, la qualité et les litiges de l’année.
• Suivi des contrats et échéances Fichiers et registres Suivi des contrats et échéances Vous voyez chaque préavis arriver et renégociez avant la reconduction.
• Suivi budgétaire par service Tableaux de bord Suivi budgétaire par service L’engagé et le réglé de chaque service, sans recopier le fichier du contrôle de gestion.
• Référencement des fournisseurs Fichiers et registres Référencement des fournisseurs Vous savez quels fournisseurs ont des pièces expirées avant de leur passer une commande.
• Cartographie des risques Tableaux de bord Cartographie des risques Les risques fournisseurs, comme la dépendance ou la rupture, notés et suivis avec la direction.

• Vos acheteursÉditeurIls saisissent leurs consultations, leurs économies et leurs avis sur les fournisseurs, une seule fois.
• La direction généraleLecteurElle consulte le tableau de bord et l’export mensuel, sans vous demander de les préparer.
• Le contrôle de gestionLecteurIl reprend les montants engagés pour son suivi budgétaire et reçoit les alertes de dépassement.
• Les services demandeursÉditeurIls déposent leurs demandes d’achat et suivent l’état de leur validation.

Quand un acheteur quitte l’équipe, ses fiches restent dans l’outil : vous les confiez à son remplaçant, sans rien reconstruire.

• Logistique et achatsDe la demande d’achat au quai de réception : commandes, stocks et tournées suivis dans des outils créés avec l’IA et partagés sur Genipy.
• AcheteursLes outils de l’acheteur créés avec l’IA : comparatif des devis sur le coût total, référencement des fournisseurs, relance des commandes et suivi des contrats.
• DAFOutils DAF pour la trésorerie, le budget, la clôture et les paiements à valider : créez-les avec l’IA et partagez-les avec votre équipe grâce à Genipy.
• Contrôleurs de gestionLes outils du contrôleur de gestion pour les écarts budgétaires, les coûts de revient, les marges et le reporting : créés avec l’IA, partagés grâce à Genipy.
• Responsables logistiqueExpéditions, tournées, quais, litiges transport, importations : les outils que les responsables logistique créent avec l’IA et partagent grâce à Genipy.

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