8Pour les responsables des services généraux
Services généraux : les échéances, les contrats et les pannes, enfin sous contrôle
Bâtiments, prestataires, contrats, vérifications : tout repose sur vous. Décrivez l’outil qui vous manque à votre IA ; Genipy le teste, le met en ligne et l’ouvre à vos équipes et à vos prestataires, comme un Google Doc.
Équipe : Services généraux
- L’ascenseur du bâtiment B est encore bloqué, vous êtes au courant ?
- Quand passe le contrôle des extincteurs cette année ?
- Le contrat de la fontaine à eau se renouvelle quand ?
01Votre semaine
Une semaine aux services généraux, sans courir après les échéances
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Lundi, 8 h 30
L’outilDemandes d’intervention dans les locauxTrois pannes signalées, par trois canaux
Un e-mail pour la climatisation, un appel pour la porte du parking, un message Teams pour l’ascenseur. Personne ne sait qui a prévenu quel prestataire.
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Mardi
L’outilSuivi des contrats et échéancesUn contrat qui s’est reconduit sans prévenir
Le préavis de résiliation était passé depuis deux mois. L’échéance dormait dans un classeur et celui qui l’avait signé est parti.
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Mercredi
L’outilVérifications périodiques obligatoiresLe rapport du bureau de contrôle est arrivé
Six observations à lever, trois prestataires à relancer et la date de la prochaine vérification qui approche. Le tout dans un fichier PDF.
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Jeudi
L’outilComparatif des devis fournisseursRemplacer la climatisation de l’étage
Trois devis arrivent dans trois formats ; la comparaison se fait à la main et la direction financière demande les raisons du choix.
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Vendredi
L’outilValidation des factures fournisseursUne facture du prestataire de maintenance à valider
Vous ne savez plus si le passage facturé a bien eu lieu ; la comptabilité attend votre accord depuis lundi.
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Fin de mois
L’outilSuivi des consommations d’énergieLes relevés de compteurs de trois bâtiments
Électricité, gaz, eau : les chiffres arrivent par photo, par e-mail ou pas du tout. Impossible de comparer avec le mois dernier.
02Vos outils aujourd’hui
Ce que vous utilisez déjà, et ce qui vous échappe encore
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Excel, le calendrier des échéances
Très bien pourTout lister d’un coup d’œil : contrats, vérifications, dates de passage.
Ça coinceQuand il ne prévient personne, qu’il n’en existe pas qu’une seule version et que seul l’auteur sait le lire.
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Outlook et les rappels de votre agenda
Très bien pourNe pas oublier une date importante.
Ça coinceQuand les rappels sont dans votre agenda seulement : en cas d’absence ou de changement de poste, ils disparaissent avec vous.
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Les portails des prestataires
Très bien pourSuivre un contrat ou une intervention chez un fournisseur.
Ça coinceQuand il faut ouvrir six portails différents pour savoir où en est un bâtiment.
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Le classeur des contrats et des rapports
Très bien pourGarder les originaux et les signatures.
Ça coinceQuand il faut retrouver une date de préavis ou une observation vieille d’un an en urgence.
Genipy ne remplace ni vos contrats ni vos prestataires : il vous donne l’endroit unique où leurs dates, leurs rapports et leurs relances se retrouvent.
03Le prompt à essayer
Le prompt d’un responsable des services généraux
À coller dans votre IA. Adaptez-le à votre situation :
- Les équipements et les bâtiments à suivre
- Les délais de rappel avant chaque échéance
- Qui reçoit les relances et qui lève les observations
Je suis responsable des services généraux d’un siège de 400 personnes réparti sur trois bâtiments. Créez un outil qui liste toutes nos vérifications périodiques obligatoires : extincteurs, installations électriques, ascenseurs, alarme incendie, désenfumage. Pour chaque équipement, je veux le bâtiment, le prestataire, la date du dernier passage, la périodicité et la date du prochain passage. Quand un rapport arrive, je le dépose en PDF et je note les observations ; chaque observation devient une action avec un responsable et une date limite. Envoyez-moi un e-mail soixante jours avant chaque échéance, puis relancez le prestataire s’il n’a rien planifié trente jours avant. Montrez-moi en première page ce qui est en retard, ce qui reste à planifier et ce qui est fait. Ajoutez un export par bâtiment pour le comité de direction.
Ce que l’IA construit
- Le calendrier des vérifications, bâtiment par bâtiment
- Les observations des rapports, suivies jusqu’à leur levée
- Les rappels et les relances aux prestataires
Ce que Genipy vérifie
- Les règles de l’outil, testées avant la mise en ligne
- Les accès, contrôlés : chacun n’ouvre que ce qu’il doit voir
- Un passage dans un vrai navigateur, comme le ferait un collègue
Avec qui vous le partagez
- Vous en Propriétaire, pour régler les échéances et les accès
- Vos prestataires en Éditeur, pour confirmer leur passage et déposer leur rapport
- La direction et le responsable sécurité en Lecteur, pour l’état du moment
04Un scénario
Du classeur de rapports à l’outil partagé
Scénario illustratif, pas un témoignage client : le responsable des services généraux d’une entreprise de 400 personnes.
Lundi
Un prestataire demande la date de la dernière vérification des ascenseurs. Il faut une demi-journée pour la retrouver ; le responsable décide de tout regrouper.
Mardi matin
Il copie le prompt ci-dessus dans Claude Code, remplace la liste des équipements par la sienne et ajoute le bâtiment de l’entrepôt.
Mardi après-midi
Il essaie l’outil avec trois équipements et demande deux changements en français : une couleur par prestataire et un rappel supplémentaire à quinze jours.
Jeudi
Après les tests de Genipy, l’outil est en ligne : le responsable invite les trois prestataires en Éditeur, le responsable sécurité et la direction en Lecteur.
Deux mois plus tard
Il ajoute la liste des contrats de maintenance et publie à nouveau : la version d’avant reste disponible, réactivable en un clic.
05Les outils
8 outils à créer pour votre métier
- Contrôles et checklists Vérifications périodiques obligatoires Chaque vérification est planifiée, chaque observation suivie jusqu’à sa levée, sans classeur à rouvrir.
- Fichiers et registres Suivi des contrats et échéances Vous êtes prévenu avant chaque préavis de résiliation, même si la personne qui a signé est partie.
- Suivi de dossiers Demandes d’intervention dans les locaux Pannes et incidents arrivent au même endroit, avec photo, et sont suivis jusqu’à la réparation.
- Documents et automatisations Plans de prévention Les entreprises qui interviennent chez vous ont leur plan de prévention préparé, daté et retrouvable.
- Calculateurs et simulateurs Comparatif des devis fournisseurs Vos devis se comparent ligne à ligne et le choix se justifie en un coup d’œil devant la direction.
- Demandes et validations Validation des factures fournisseurs Vous validez les factures de maintenance en sachant si le passage a bien eu lieu.
- Tableaux de bord Suivi des consommations d’énergie Relevés de chaque bâtiment réunis, comparés au mois précédent et à vos objectifs.
- Fichiers et registres Gestion de flotte automobile Les véhicules de société, leurs contrats et leurs échéances suivis comme le reste de vos contrats.
06Le partage
Un outil, pour tous ceux qui comptent sur vos bâtiments
- Les collaborateursÉditeurIls signalent une panne ou un incident avec une photo et voient où en est leur demande.
- Les prestatairesÉditeurInvités par e-mail, ils confirment leur date de passage et déposent leur rapport, sans que vous les relanciez.
- Le responsable sécuritéLecteurIl consulte l’état des vérifications et des observations ouvertes avant ses propres contrôles.
- La direction financièreLecteurElle voit les échéances de contrats à venir et prépare le budget des renouvellements.
Le jour où vous changez de poste, votre successeur reçoit la propriété de l’outil : les échéances, les rapports et les relances ne partent pas avec vous.
Où Genipy s’arrête
- Genipy ne pilote pas vos installations : il ne remplace ni votre gestion technique du bâtiment ni votre contrôle d’accès.
- Les périodicités sont celles que vous saisissez, d’après vos contrats et la réglementation qui s’applique à vos locaux ; l’outil les suit, il ne les décide pas pour vous.
- Si votre entreprise a déjà un logiciel de maintenance, gardez-le : Genipy sert aux besoins qu’il ne couvre pas, comme le suivi des contrats ou des relances.
Quel logiciel pour les services généraux ?
Les services généraux regroupent des métiers très différents : le bâtiment (maintenance, vérifications, énergie), les contrats (nettoyage, sécurité, location, assurance), les achats courants, la flotte de véhicules et le confort quotidien des équipes. Aucun logiciel du marché ne couvre tout cela. On trouve des outils de maintenance, des outils de réservation, des outils de gestion de contrats, chacun avec sa licence et sa logique.
Résultat : beaucoup de responsables des services généraux gardent un grand tableur d’échéances, complété par des rappels dans leur agenda. Cela fonctionne tant que rien ne change. Dès qu’une personne part, qu’un bâtiment s’ajoute ou qu’un prestataire change, il faut tout reprendre à la main et le risque est de rater une date qui compte.
Un bon outil pour les services généraux répond à quatre questions. Prévient-il avant chaque échéance, plutôt qu’après ? Garde-t-il la trace de chaque rapport et de chaque observation ? Peut-on y inviter des prestataires avec des droits limités ? Et se modifie-t-il rapidement quand une règle change, sans attendre un devis ?
Pour commencer, choisissez l’échéance qui vous inquiète le plus : les vérifications obligatoires, les contrats qui se reconduisent seuls ou les demandes d’intervention. Notez les colonnes dont vous avez besoin, qui doit être prévenu et quand. Vous tenez là l’essentiel de votre prompt.
Avec votre IA, vous décrivez l’outil comme à un collègue ; l’IA l’écrit. Genipy le vérifie à chaque publication (tests, contrôle des accès, passage dans un vrai navigateur), le met en ligne et le partage comme un Google Doc, avec une version par publication que vous pouvez réactiver. Vous gardez la main sur le besoin et sur ses règles, ce qui compte quand les prestataires, les bâtiments et les contrats changent d’une année à l’autre.
Trois erreurs à éviter
- Les échéances qui vivent dans l’agenda d’une seule personne.
- Le tableur d’échéances que personne d’autre ne sait lire ni mettre à jour.
- Le logiciel acheté pour tout couvrir et qui n’en couvre bien qu’une partie.
Questions
Responsables des services généraux : vos questions
Qui est derrière Genipy
Christopher LafayCofondateur et CTO · Code depuis ses 9 ans.LinkedIn
Alexandre ReynalCofondateur et CEO · Avait les idées mais pas les compétences techniques pour les réaliser.LinkedIn
Ils ont créé Genipy pour que vous concrétisiez vos idées en toute sécurité, sans écrire de code. Posez-leur toutes vos questions pendant une démo de 30 minutes.
Réserver une démo01Notre entreprise a déjà un logiciel de maintenance : Genipy sert-il encore ?
Oui. Un logiciel de maintenance suit les interventions sur les équipements ; il couvre rarement vos contrats, vos préavis, vos relances de prestataires ou vos comparatifs de devis. Genipy complète ce logiciel sur ces besoins, avec l’outil que vous décrivez à l’IA.
02Les prestataires peuvent-ils déposer eux-mêmes leurs rapports ?
Oui. Vous les invitez par leur adresse e-mail avec le rôle Éditeur ; ils se connectent avec le lien reçu, sans mot de passe à retenir. Vous décidez de ce qu’ils voient : par exemple, seulement leurs propres interventions.
03Qui est prévenu quand une échéance approche ?
Les personnes que vous avez indiquées dans votre prompt : vous, un collègue ou un prestataire. L’IA écrit les rappels par e-mail et vous demandez le délai de votre choix, par exemple soixante jours avant puis trente jours avant.
04Que devient l’outil si je change de poste ?
Vous transmettez la propriété de l’outil à votre successeur, comme celle d’un Google Doc. Il garde les échéances, les rapports et l’historique de chaque version publiée, que le nouveau responsable peut consulter ou réactiver.
05Nos prestataires devront-ils payer un abonnement à l’IA ?
Non. L’abonnement ne concerne que vous, quand vous créez ou modifiez l’outil : Claude si vous passez par Claude Code, ChatGPT si vous passez par Codex. Prestataires et collègues ouvrent l’outil sur Genipy avec le lien reçu par e-mail, sans rien installer.
07Votre équipe
Votre équipe et les métiers proches
- Services générauxSalles, visiteurs, flotte, interventions, vérifications obligatoires : vos services généraux répondent à tout le bureau avec des outils créés avec l’IA.
- Office managersSalles, fournitures, badges, prestataires, courrier : les outils que les office managers créent avec l’IA et partagent avec leurs collègues grâce à Genipy.
- Gestionnaires de flotte automobileGestion de flotte automobile sur Excel ? Contrats de location, entretiens, contrôles techniques, amendes : créez l’outil avec l’IA, Genipy le met en ligne.
- Responsables HSEDocument unique (DUERP), visites sécurité, accidents, permis de feu, habilitations : l’outil que les responsables HSE créent avec l’IA grâce à Genipy.
- Responsables achatsLe tableau de bord achats que vous créez avec l’IA : dépenses par famille et par site, budgets, économies validées, contrats à renouveler et risques fournisseurs.
Genipy pour…
Collectivités territorialesAdministrations et établissements publicsApplications internes
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