Responsables formation : demandes, sessions et échéances enfin au même endroit

1. Lundi, 9 h

   Les demandes de formation arrivent de partout

   Un e-mail, un message, un mot dans un entretien : chaque demande doit être retrouvée, validée par le manager, puis chiffrée.

   L’outilDemandes de formation

2. Mardi

   Des habilitations qui arrivent à échéance

   Électricité, conduite d’engins, secourisme : les dates sont dans plusieurs fichiers et un recyclage oublié bloque l’équipe sur le terrain.

   L’outilSuivi des habilitations et CACES

3. Mercredi

   Une session à organiser pour douze personnes

   Il faut trouver une date, une salle, un formateur et vérifier que les stagiaires sont libres ce jour-là.

   L’outilPlanning des sessions de formation

4. Jeudi

   Les feuilles de présence de la session de la semaine

   Elles sont signées sur papier, scannées en retard, alors que l’OPCO les réclame pour régler la prise en charge.

   L’outilFeuilles d’émargement

5. Vendredi

   Les besoins issus des entretiens annuels

   Chaque manager les note à sa façon ; il faut tout reprendre à la main pour construire le plan de l’année suivante.

   L’outilEntretiens annuels

6. Fin de mois

   Le point sur le budget formation par service

   La direction demande ce qui est engagé et ce qui reste ; vous recomptez les factures et les inscriptions.

   L’outilSuivi budgétaire par service

• Excel ou Google Sheets

  Très bien pourLister les formations suivies, les échéances et les coûts.

  Ça coinceQuand il faut prévenir à temps, valider et que le fichier a plusieurs versions.

• Le SIRH

  Très bien pourGarder la fiche du salarié et ses formations réalisées.

  Ça coinceQuand il faut gérer les demandes, les validations et le plan à votre façon.

• Le site de l’organisme de formation

  Très bien pourInscrire des stagiaires et recevoir la convocation.

  Ça coinceQuand on veut une vue d’ensemble de tous les organismes et de toutes les sessions.

• Les e-mails et les feuilles papier

  Très bien pourConvoquer, faire signer, archiver rapidement.

  Ça coinceQuand il faut retrouver, six mois plus tard, qui était présent à quelle session.

Genipy ne remplace pas votre SIRH ni vos organismes de formation : il relie ce qui est aujourd’hui éparpillé.

1. Lundi

   Il compte trois demandes dans sa boîte, deux dans Teams et une dans un compte rendu d’entretien. Il décide de tout rassembler dans un seul outil.

2. Mardi matin

   Il écrit son prompt dans Claude Code, avec le circuit de validation, les services et les habilitations obligatoires pour les équipes de terrain.

3. Mardi après-midi

   Il essaie l’outil avec quelques demandes fictives et demande deux changements : un champ pour le financement prévu et une alerte quand l’enveloppe d’un service est presque épuisée.

4. Jeudi

   Une fois le suivi contrôlé et en ligne, il invite les managers en Éditeur et la direction en Lecteur, qui se connectent avec le lien reçu par e-mail.

5. Au prochain trimestre

   Il ajoute le suivi des sessions et des feuilles de présence ; si cette version dérange les managers, l’ancienne revient en un clic.

• Demandes de formation Demandes et validations Demandes de formation Du souhait du salarié à l’inscription, chaque demande suit ses étapes.
• Suivi des habilitations et CACES Fichiers et registres Suivi des habilitations et CACES Chaque échéance prévient à l’avance, avant qu’un recyclage bloque une équipe.
• Planning des sessions de formation Plannings et réservations Planning des sessions de formation Dates, salles, formateurs et stagiaires visibles sur un seul planning.
• Feuilles d’émargement Documents et automatisations Feuilles d’émargement Les présences se signent en ligne et restent retrouvables des mois plus tard.
• Entretiens annuels Suivi de dossiers Entretiens annuels Les besoins de formation remontent des entretiens dans un format unique.
• Suivi budgétaire par service Tableaux de bord Suivi budgétaire par service Vous voyez ce qui est engagé et ce qui reste, service par service.
• Suivi des alternants et stagiaires Suivi de dossiers Suivi des alternants et stagiaires Écoles, tuteurs, calendrier d’alternance : chaque dossier d’alternant au même endroit.
• Enquêtes de satisfaction client Documents et automatisations Enquêtes de satisfaction client L’évaluation à chaud part après chaque session et les retours sont rassemblés par organisme.

• Les salariésÉditeurIls font leur demande, voient leur historique et leurs prochaines échéances.
• Les managersÉditeurIls valident les demandes de leur équipe et suivent les habilitations de leurs collaborateurs.
• La directionLecteurElle consulte le plan de formation et le budget par service, sans pouvoir modifier l’outil.
• La comptabilitéLecteurElle récupère les formations engagées du mois pour les rapprocher des factures des organismes.

Et si un collègue prend votre suite, vous lui transmettez la propriété de l’outil, comme celle d’un document.

• Ressources humainesCongés, arrivées, entretiens annuels, visites médicales : décrivez l’outil RH qui vous manque, l’IA le crée et Genipy l’ouvre aux managers et aux salariés.
• Responsables RHEntretiens, congés, arrivées, attestations, absentéisme : les outils que les responsables RH créent avec l’IA et partagent avec les managers grâce à Genipy.
• Chargés de recrutementCV, entretiens, avis des managers, relances aux candidats, offres : l’outil de recrutement que les chargés de recrutement créent avec l’IA et partagent avec Genipy.
• Assistants RHEntrées, contrats, attestations, visites médicales, registre du personnel : les outils d’assistante RH que vous créez avec l’IA et partagez avec Genipy.
• Responsables HSEDocument unique (DUERP), visites sécurité, accidents, permis de feu, habilitations : l’outil que les responsables HSE créent avec l’IA grâce à Genipy.

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