Cas d’usage · Suivi de dossiers
Une plateforme de signalement confidentielle, avec les délais de réponse suivis
Les salariés signalent un fait en confiance, le référent accuse réception et instruit, l’auteur reçoit un retour. Ce canal, vous le faites écrire par votre IA et Genipy le publie avec des accès réservés aux seuls référents.
PourDPO et responsables conformité
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En bref
- Un salarié peut signaler un fait en toute discrétion, avec ou sans pièces jointes.
- L’outil suit les délais : accusé de réception sous sept jours ouvrés, retour à l’auteur dans les trois mois suivant cet accusé.
- Seuls les référents désignés voient les signalements et chaque accès est consigné.
Le problème aujourd’hui
Dans bien des entreprises, un salarié qui veut signaler un comportement grave ne sait pas à qui s’adresser. Il écrit au supérieur concerné, à la RH ou à une adresse e-mail générique lue par plusieurs personnes. Le message traîne, personne ne répond et la confidentialité de l’auteur n’est pas garantie.
Du côté du référent, les signalements arrivent par e-mail, courrier ou rendez-vous, puis sont notés dans un tableau que l’on ne partage pas. Les délais légaux sont suivis de mémoire. Les plateformes spécialisées sont souvent chères et surdimensionnées pour une entreprise qui reçoit quelques signalements par an.
Ce que fait l’outil
Un formulaire de signalement discret
Le salarié décrit les faits, la date, les personnes concernées et joint des pièces s’il le souhaite. Il peut rester anonyme ou donner un moyen de le recontacter, à son choix.
Un accusé de réception automatique
Dès l’envoi, l’auteur reçoit une confirmation et un numéro de suivi. L’outil enregistre la date de réception et prépare l’accusé de réception écrit, à adresser sous sept jours ouvrés.
Un accès réservé aux référents
Seules les personnes désignées ouvrent les signalements. Elles peuvent y ajouter des notes, inviter un expert à titre exceptionnel et voir qui a consulté le dossier et quand.
Un dossier d’instruction suivi
Le référent qualifie le signalement, note les vérifications menées, les entretiens et les mesures décidées. Chaque dossier passe de « reçu » à « en instruction » puis « clôturé ».
Les délais sous surveillance
L’outil prévient le référent quand approche l’échéance de l’accusé de réception, puis celle du retour d’information, au plus tard trois mois après cet accusé. Un signalement en retard remonte en tête de liste.
Un échange protégé avec l’auteur
Le référent pose des questions et informe l’auteur du suivi par la messagerie intégrée à l’outil, sans exposer son adresse. Il peut rester anonyme jusqu’au bout si c’est son choix.
Les informations suivies
- Numéro de suivi
- Date de réception
- Nature des faits
- Personnes ou service concernés
- Pièces jointes
- Auteur (anonyme ou identifié)
- Référent en charge
- Échéance d’accusé de réception
- Échéance de retour d’information
- Statut et mesures décidées
Qui l’utilise
- Les salariésIls signalent un fait en confiance et suivent l’avancement de leur signalement avec leur numéro de suivi.
- Le référent alerteIl instruit chaque dossier, échange avec l’auteur et respecte les délais prévus.
- La direction juridiqueElle vérifie que la procédure est suivie et rédige les conclusions des dossiers sensibles.
- La direction généraleElle reçoit une synthèse sans noms et décide des mesures à prendre quand un fait est avéré.
Le prompt pour créer l’outil
Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.
Créez un canal de signalement interne pour notre entreprise de 400 salariés. Tout salarié peut déposer un signalement via un formulaire : nature des faits, dates, personnes ou services concernés, description libre et pièces jointes (documents, photos). Il choisit de rester anonyme ou de laisser un moyen de le recontacter. L’outil lui renvoie un accusé de réception avec un numéro de suivi et il peut consulter l’avancement et répondre aux questions du référent grâce à ce numéro. Seuls deux référents désignés (une personne des RH et une personne du juridique) voient les signalements ; consigne chaque consultation avec la date. Le référent qualifie le dossier, note ses vérifications et ses entretiens et le clôture avec les mesures décidées. Calculez les échéances : accusé de réception sous sept jours ouvrés, retour d’information au plus tard trois mois après l’accusé de réception, avec un e-mail d’alerte aux référents avant chaque échéance. Prévoyez une synthèse annuelle anonymisée pour la direction.
Le mettre en place avec Genipy
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Décrivez l’outil à l’IA
Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.
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Genipy le vérifie et le met en ligne
À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.
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Partagez-le comme un Google Doc
Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.
Créez cet outil avec nous, en démo
En 30 minutes, partez du vrai besoin de votre équipe : l’IA crée l’outil, Genipy le vérifie et le partage avec les bonnes personnes.
