Cas d’usage · Fichiers et registres
Le registre des traitements RGPD tenu à jour par chaque service, dans un outil simple
Chaque service décrit ses propres traitements de données personnelles, le DPO relit et valide. L’outil naît d’un prompt donné à votre IA, puis Genipy le contrôle et le partage avec toute l’entreprise.
PourDPO et responsables conformité
Aussi pourDSI et équipes ITShadow IT et shadow AIVibe coding en entrepriseRSSI et sécurité
En bref
- Chaque service déclare ses traitements dans une fiche guidée, sans vocabulaire juridique à connaître.
- Le DPO ou le juriste relit, valide et programme une revue annuelle de chaque fiche.
- Le registre complet s’exporte en un clic pour répondre à une demande de la CNIL.
Le problème aujourd’hui
Le registre que demande l’article 30 du RGPD existe souvent sous la forme d’un gros tableau Excel, rempli une fois par le juriste ou le DPO après une série d’entretiens. Les services le consultent rarement, les nouveaux outils choisis par les équipes n’y figurent pas et les durées de conservation sont celles d’il y a trois ans.
Pour qu’il reste vivant, il faudrait que ceux qui connaissent leurs traitements, la paie, le recrutement, la relation client, le remplissent eux-mêmes. Mais un tableau de trente colonnes décourage tout le monde. Un logiciel de conformité complet est une dépense lourde pour ce qui, au fond, est une fiche à remplir et à relire.
Ce que fait l’outil
Une fiche guidée par traitement
Finalité, catégories de personnes concernées, catégories de données, destinataires, durée de conservation : le formulaire pose les questions simplement, avec des exemples, et s’adapte au service qui remplit.
Les sous-traitants rattachés
Chaque traitement renvoie vers les prestataires qui touchent aux données, avec leur pays et la date du contrat les liant. Un sous-traitant apparaît une fois, lié à tous ses traitements.
La validation par le DPO
Une fiche passe de brouillon à relue, puis validée. Le DPO commente, demande une précision et le service concerné est prévenu par e-mail à chaque étape.
Une revue annuelle programmée
Chaque fiche porte une date de prochaine révision. À l’approche, le responsable du traitement reçoit un rappel et confirme que rien n’a changé ou met à jour.
L’historique des modifications
On voit qui a modifié quoi et quand. En cas de contrôle, vous montrez que le registre est suivi dans le temps et pas seulement rédigé en urgence.
Un export prêt à présenter
Le registre sort en un fichier ordonné, par service ou en entier, que le DPO peut transmettre à la CNIL si elle le demande.
Les informations suivies
- Nom du traitement
- Service responsable
- Finalité
- Personnes concernées
- Catégories de données
- Destinataires
- Sous-traitants
- Durée de conservation
- Transfert hors Union européenne
- Date de dernière revue
Qui l’utilise
- Les responsables de serviceIls déclarent les traitements de leur équipe, répondent aux questions du DPO et confirment chaque année que la fiche est toujours exacte.
- Le DPO ou le juristeIl relit les fiches, vérifie les durées et les sous-traitants, puis valide ou demande des corrections.
- Les achatsIls rattachent les nouveaux prestataires aux traitements concernés dès la signature du contrat.
- La directionElle suit le nombre de fiches validées et celles qui attendent une revue.
Le prompt pour créer l’outil
Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.
Créez un registre des traitements de données personnelles pour notre entreprise de 300 personnes, avec un DPO et 12 services. Chaque responsable de service remplit une fiche par traitement : nom, finalité, personnes concernées (salariés, clients, candidats), catégories de données, destinataires, sous-traitants, durée de conservation, transfert hors Union européenne, mesures de sécurité. Les questions doivent être simples, avec des exemples. La fiche passe de brouillon à relue puis validée par le DPO, qui peut commenter ; le service est prévenu par e-mail. Chaque fiche a une date de revue annuelle avec rappel automatique un mois avant. Gardez l’historique des modifications. Les responsables ne voient que les traitements de leur service, le DPO voit tout. Ajoutez une liste des sous-traitants liée aux traitements et un export complet du registre en fichier Excel.
Le mettre en place avec Genipy
-
Décrivez l’outil à l’IA
Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.
-
Genipy le vérifie et le met en ligne
À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.
-
Partagez-le comme un Google Doc
Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.
Les logiciels qu’il relie
L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.
GmailCréez cet outil avec nous, en démo
En 30 minutes, partez du vrai besoin de votre équipe : l’IA crée l’outil, Genipy le vérifie et le partage avec les bonnes personnes.
