DPO et conformité : un registre vivant, des demandes suivies, service par service

1. Lundi, 9 h

   Un nouveau projet qui traite des données

   Le marketing lance un jeu-concours, les RH testent un outil de recrutement. Personne ne vous a prévenu et le registre n’en dit rien.

   L’outilRegistre des traitements RGPD

2. Mardi

   La demande d’accès d’un ancien salarié

   Le délai d’un mois court depuis la réception. Il faut interroger les RH, la paie, le service client, puis garder la preuve de ce qui a été envoyé.

   L’outilDemandes d’exercice des droits RGPD

3. Mercredi

   Les pièces de vingt prestataires

   Kbis, attestation de vigilance à renouveler tous les six mois, annexe sur les données personnelles : vous réclamez chaque pièce par e-mail sans voir ce qui manque.

   L’outilEspace sous-traitants

4. Jeudi, 16 h

   Un incident à qualifier vite

   Un ordinateur portable perdu, un e-mail parti au mauvais destinataire. Le délai de 72 heures pour prévenir la CNIL, quand il s’applique, ne se négocie pas et chaque décision doit être justifiée.

   L’outilPlan d’actions

5. Vendredi

   Un signalement reçu par le canal d’alerte

   Il faut accuser réception, protéger l’identité de l’auteur, désigner qui instruit et lui répondre dans les délais. Un e-mail transféré ne suffit pas.

   L’outilDispositif d’alerte interne

6. Fin de trimestre

   Le comité des risques

   Chaque service a noté ses risques à sa façon. Vous rassemblez les tableaux à la main la veille et la carte n’est déjà plus à jour.

   L’outilCartographie des risques

• Un tableur ou un document Word

  Très bien pourTenir le registre et le montrer lors d’un échange avec la CNIL.

  Ça coinceQuand les services n’y touchent jamais et que la dernière revue date de deux ans.

• La boîte e-mail du DPO

  Très bien pourRecevoir les demandes des personnes et les questions des services.

  Ça coinceQuand il faut compter les jours à la main et retrouver qui a répondu quoi.

• SharePoint ou un dossier partagé

  Très bien pourRanger les annexes signées et les preuves.

  Ça coinceQuand chaque prestataire nomme ses fichiers à sa manière et que l’on ne voit pas ce qui manque.

• Un logiciel spécialisé en conformité

  Très bien pourCouvrir tout le périmètre d’un grand groupe, avec ses modèles.

  Ça coinceQuand il faut un circuit propre à votre entreprise ou que les services refusent d’ouvrir un outil de plus.

Genipy ne remplace pas votre logiciel spécialisé s’il fonctionne : il prend en charge le circuit que celui-ci ne couvre pas.

1. Lundi

   Un salarié demande ce que l’entreprise détient sur lui. Le registre, un fichier de deux ans, ne mentionne même pas l’outil de recrutement actuel.

2. Mardi matin

   Il copie le prompt ci-dessus dans Claude Code, remplace les filiales par les siennes et ajoute les questions propres à son secteur.

3. Mardi après-midi

   Il essaie l’outil sur trois fiches et demande en français un rappel de plus, ainsi qu’une couleur pour les fiches à revoir.

4. Jeudi

   Le registre passe les contrôles de Genipy, accès compris, avant d’ouvrir. Il invite par e-mail le référent de chaque service en Éditeur ; chacun se connecte avec le lien reçu.

5. Un trimestre plus tard

   Il ajoute le suivi des demandes d’exercice des droits, qui s’appuie sur les mêmes fiches. Le registre d’avant cet ajout reste conservé et se rétablit d’un clic.

• Registre des traitements RGPD Fichiers et registres Registre des traitements RGPD Chaque service tient ses fiches à jour, vous validez et le registre se montre en un export.
• Demandes d’exercice des droits RGPD Suivi de dossiers Demandes d’exercice des droits RGPD Le délai est compté dès la réception, chaque service répond, la preuve de l’envoi est gardée.
• Espace sous-traitants Portails clients et fournisseurs Espace sous-traitants Chaque prestataire dépose ses annexes et attestations et vous voyez d’un coup d’œil ce qui manque.
• Dispositif d’alerte interne Suivi de dossiers Dispositif d’alerte interne Un canal confidentiel, avec accusé de réception et retour à l’auteur dans les délais.
• Cartographie des risques Tableaux de bord Cartographie des risques Chaque service note ses risques de la même façon ; la carte du comité se met à jour seule.
• Veille réglementaire Assistants IA Veille réglementaire L’IA repère les textes qui touchent votre activité et confie les actions aux bons services.
• Dossiers de connaissance client (KYC) Suivi de dossiers Dossiers de connaissance client (KYC) Pièces et contrôles de chaque client dans un dossier, avec un statut de validation clair.
• Plan d’actions Suivi de dossiers Plan d’actions Chaque mesure décidée après un incident ou un audit a un responsable, une date et un statut.

• Les référents des servicesÉditeurIls tiennent les fiches de leur service, répondent aux demandes qui les concernent et confirment leur revue chaque année.
• Les prestatairesÉditeurIls se connectent avec un lien reçu par e-mail, déposent leurs pièces et ne voient que leur propre espace.
• La direction généraleLecteurElle suit l’avancement des revues, les demandes en cours et le plan d’actions.
• Les juristes de l’entrepriseLecteurIls consultent le registre et l’état des demandes avant de rédiger une clause sur les données personnelles.

Et si vous changez de poste ou de périmètre, vous transmettez la propriété de l’outil, comme celle d’un document.

• Juridique et conformitéContrats, échéances, registre RGPD, contentieux : des outils juridiques sur mesure que votre équipe crée avec l’IA, puis partage avec les services grâce à Genipy.
• Juristes d’entrepriseUn outil de suivi des contrats qui prévient avant chaque préavis, plus la relecture, les délégations et les litiges : créés avec l’IA, partagés avec Genipy.
• Responsables RHEntretiens, congés, arrivées, attestations, absentéisme : les outils que les responsables RH créent avec l’IA et partagent avec les managers grâce à Genipy.
• Responsables qualitéÉcarts, réclamations, audits internes, procédures : les outils que les responsables qualité créent avec l’IA et partagent avec l’atelier grâce à Genipy.
• Secrétaires générauxLes missions du secrétaire général, des conseils aux contrats, délégations et vérifications obligatoires et les outils qu’il crée avec l’IA pour les suivre.

Genipy pour…

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