Les demandes d’exercice des droits RGPD suivies une à une, délai d’un mois en vue

En bref

• Les demandes reçues par e-mail, formulaire ou courrier sont réunies dans une seule liste, avec un responsable.
• Le délai légal d’un mois est calculé dès la réception et des rappels préviennent avant l’échéance.
• La réponse envoyée et les justificatifs sont conservés pour prouver ce qui a été fait.

Le problème aujourd’hui

Dans une boutique en ligne, un client qui veut supprimer son compte ou récupérer ses données écrit n’importe où : au support, à l’adresse du DPO, sur les réseaux sociaux, parfois par courrier. La demande circule de boîte en boîte et personne ne sait qui la traite ni depuis quand elle est arrivée.

Le délai d’un mois, que le règlement prévoit pour répondre, court pourtant dès la réception. Sans suivi, on découvre une demande en retard lors d’une relance du client ou d’un courrier de la CNIL. Un outil de gestion de la conformité complet va au-delà ; ici, il faut surtout une liste claire et des preuves.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Date de réception
• Canal d’arrivée
• Nom et e-mail du demandeur
• Type de droit exercé
• Identité vérifiée oui ou non
• Personne en charge du dossier
• Date limite de réponse
• Services sollicités
• Date et contenu de la réponse
• Statut

Qui l’utilise

• Le support clientIl enregistre les demandes reçues par e-mail, téléphone ou chat et oriente le client vers la bonne procédure.
• Le DPO ou le juristeIl vérifie l’identité en cas de doute, décide de la réponse, valide le courrier et surveille les délais.
• Les services concernésMarketing, logistique ou service client reçoivent une demande précise et renvoient les données ou confirment l’effacement.
• La directionElle consulte le bilan trimestriel et les demandes sensibles qui nécessitent un arbitrage.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de gestion des demandes d’exercice des droits RGPD pour notre boutique en ligne de 60 personnes. Le support saisit chaque demande reçue : date, canal (e-mail, formulaire, courrier), nom, e-mail du client, type de droit (accès, rectification, effacement, opposition, portabilité). Un formulaire public sur notre site peut aussi créer une demande. L’outil calcule la date limite d’un mois, attribue la demande au DPO, propose une étape de vérification d’identité en cas de doute et envoie un rappel par e-mail dix jours puis trois jours avant l’échéance. Le DPO peut solliciter le marketing, la logistique et le service client, qui répondent dans l’outil. Prévoyez un modèle de réponse par type de droit, l’envoi par e-mail, la conservation de la réponse envoyée et un bilan par type de demande et par délai. Le support ne voit pas le contenu des réponses.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

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